Reglementet inneholder bestemmelser og rutiner for anskaffelse av mobiltelefoner i SSHF, og skal sikre at skattereglene for elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM) og gaver til ansatte følges.
Bestemmelsene omfatter alle mobiltelefoner, og et viktig moment er om telefonen disponeres av én navngitt enkeltperson.
Omfatter mobiltelefoner som SSHF eier og betaler abonnementet for, og som disponeres personlig av en navngitt medarbeider. Den er knyttet til fakturakontroll som innebærer at medarbeider trekkes i lønna for privat bruk som ikke er inkludert i abonnementet.
Som hovedregel inntrer skatteplikt når mobiltelefonen er tilgjengelig for medarbeideren utenom ordinær arbeidssituasjon, også i de tilfellene den er et nødvendig arbeidsredskap, eller arbeidstaker av beredskapshensyn blir pålagt å holde mobiltelefon disponibel utenfor ordinær arbeidssituasjon.
Endringer i skatteloven 01.01.2021 tillater en omdefinering av EKOM til gave. Grensen for skattepliktig gave overstiger innberetningsbeløpet for EKOM, og skatteplikt vil derfor bortfalle så lenge reglene er slik de er per 01.01.2021.
Vedtak/avtale: Bruk side 1 rubrikk A i Vedtak om anskaffelse av mobiltelefon eller godtgjørelse for bruk av privat telefon
Fullmakt: Klinikkdirektør/stabsdirektør kan innvilge tjenestetelefon og fullmakten kan ikke delegeres.
Tjenestetelefon kan innvilges når stillingens arbeidsoppgaver og ansvar krever at medarbeideren må nås/har behov for telefon i tjenesten. Telefon er personlig og knyttet til stillingen, og behovet skal vurderes nøye.
SSHF bidrar med fast beløp til utstyr og abonnement, men den ansatte trekkes via lønn for privat bruk som ikke er inkludert i basisabonnement.
Tjenestetelefon skal opphøre ved permisjoner uten lønn ut over tre måneder, når behovet ikke lenger er til stede, eller når medarbeideren slutter i stillingen.
Ordningen var tidligere skattepliktig, men reglene er slik at SSHF rapporterer kr 366 pr. måned som skattefri gave (pr. november 2021) Ordningen følger alltid gjeldende skatteregler, og endres dersom skattereglene endres.
Tjenestetelefon registreres av HR som fast tillegg i Personalportalen for å ivareta innrapportering. Dette skjer i arbeidsflyten ved arkivering av avtalen.
Vedtak/avtale: Bruk side 1 rubrikk B i Vedtak om anskaffelse av mobiltelefon eller godtgjørelse for bruk av privat telefon
Fullmakt: Avdelingsleder (budsjettansvarlig) kan innvilge personlig enhet, og fullmakten kan ikke delegeres.
Telefonen disponeres av én navngitt medarbeider, men er kun til bruk i arbeidet og forholdene gjør at det ikke er hensiktsmessig å legge igjen telefonen på jobb (varierende arbeidssted, ambulant virksomhet etc.). Når telefonen er tilgjengelig utenom ordinær arbeidssituasjon, kreves det begrunnelse og dokumentasjon som sannsynliggjør at telefonen ikke benyttes til privat bruk. Medarbeideren og leder skal signere avtale om dette.
Gjelder mobiltelefoner som ikke disponeres personlig av en enkeltmedarbeider. Telefonen anses ikke som skattepliktige dersom de brukes etter forutsetningen som angitt og ikke nyttes til privat bruk. Som en del av internkontrollen har SSHF rett til å foreta stikkprøver for å se om telefonen brukes i samsvar med forutsetningene.
Telefon benyttes av brukes av flere medarbeidere og er ikke personlig. Den skal ikke benyttes privat.
Det er ikke anledning til å benytte telefonen til synkronisering av e-post, kalender ol.l.
Mobiltelefoner i stedet for fasttelefon skal kun benyttes i ordinært arbeid og ikke bringes med hjem.
Det kan innvilges en godtgjøring på inntil 125 kr pr måned (1 500 pr år) til dekning av privat telefon. Dette er kompensasjon for å være tilgjengelig på telefon og dekke sporadisk bruk at privat telefon i tjenestesammenheng. Beløpet er skattepliktig og kan ikke omdefineres til skattefri gave.
Godtgjørelsen registreres som fast tillegg på skjema i Personalportalen med koden «1235 – Godtgjørelse EKOM». Kroner pr. måned skal være 125. Avdelingssjef har fullmakt til å innvilge dekning på inntil kr 125 pr måned (1 500 pr år) må godkjenne skjemaet i Personalportalen før det sendes til Personal.
For bestilling av utstyr se dokumentet Mobiltelefon bestilling rutine
SSHF har følgende grenser for dekning av kostnad til mobiltelefon og tilbehør:
Mobiltelefoner erstattes når de er defekte og det ikke er mulig eller lønnsomt med reparasjon.
Jf. Mobiltelefon bestilling rutine
Når vilkårene for et personlig tildelt abonnement bortfaller, eller lønn til en medarbeider stoppes, skal telefonordning tjenestetelefon avvikles (sykdom, permisjoner uten lønn, oppsigelse). Ansvar for å melde opphør av ordningen ligger hos nærmeste leder. Frikjøp av enhet ved arbeidsopphør, startes av leder som «offboarding» av ansatt via https://smart.techstep.io/
SSHF andel avskrives til 2/3 første år, og 1/3 andre år, til Kr 1.- etter 25 mnd fra kjøp. Systemteknisk minsteverdi belastes ikke. Eventuell restverdi av medarbeiders andel refunderes ikke om medarbeideren slutter og velger å levere inn telefonen.
Dersom enheten overføres til en annen medarbeider, må det signeres ny avtale som sendes til kontakt.ikt@sshf
Tilbakeføring av juridisk eierskap av telefonnummer til ansatt, meldes til kontakt.ikt@sshf.no
Kryssreferanser
Vedtak om anskaffelse av mobiltelefon eller godtgjørelse for bruk av privat telefon | |
Bruk av mobiltelefoner og annet IKT-utstyr som ikke fullt ut administreres av foretaket | |
Eksterne referanser
13.20 Skatteregler - fastsettelse av fordel med telefon etter sjablonreglen |