Hensikt
Tiltakskortet skal sikre at vi har en omforent arbeidsmetodikk på operasjonelt nivå. Tiltakskortet skal også bidra til at representantene raskt kan iverksette umiddelbare aksjoner.
"Stedlig kriseledelse (Operasjonelt nivå) skal understøtte behovet i klinikken / skadested (taktisk nivå)". |
Omfang
Tiltakskortet gjelder alle som har funksjoner i stedlig kriseledelse (SKL).
Innhold
Leder av stedlig kriseledelse (SKL)
Støttefunksjon pårørende, involverte og etterlatte
Kommunikasjonsavdelingens representant
Sekretær- og loggfunksjon stedlig kriseledelse
Leder av stedlig kriseledelse (SKL)Leder av stedlig kriseledelse er klinikkdirektør. Dersom klinikkdirektøren er forhindret, delegeres lederoppgaven. Dette dokumenteres i HelseCim. Først ankomne avdelingssjef tar lederansvaret inntil annet evt. blir avtalt. Dersom leder av kriseledelsen byttes underveis – skal dette dokumenteres.
|
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Ta imot melding og møte på avtalt sted Avtal fysisk eller digitalt møterom og opprett digitalt møterom. |
| ☐ |
Sørg for at alle funksjoner i Stedlig kriseledelse (SKL) blir etablert. Iverksett manuell varsling av SKL ved behov. | ☐ | ||
Akuttfase
Stedlig kriseledelse (SKL) er ikke etablert enda | Etabler kontakt med medisinsk eller teknisk ledelse på sykehuset. Koordinator i akuttmottaket kan også være aktuell.
I PTSS etableres kontakt med vaktleder i AMK-sentralen (Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral).
Hensikt: Informasjonsinnhenting til førstemøte |
| ☐ |
Start planleggingen av et førstemøte. Sett tid for oppstart av førstemøte. |
| ☐ | |
Etabler kontakt med strategisk ledelse (OKL).
Førstevalg: Beredskapssjef Andrevalg: Administrerende direktør Tredjevalg: Fagdirektør
| ☐ | ||
Vurder behov for iverksetting delplaner før førstemøtet i SKL gjennomført |
| ☐ | |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse (SKL) er etablert | Gjennomfør førstemøte (kort og målrettet)
Hensikt: gjennomføre en beredskapsanalyse og utarbeide situasjonsspesifikk plan
Hva har skjedd? Type hendelse? Hvor mange er involvert? Hva er gjort før stedlig kriseledelse (SKL) ble etablert?
Ulykkespotensial? Mennesker (husk ansatte og pårørende) Miljø Materiell / ressurser og kapasitet (Sørg for innhenting av informasjon om status, kapasitet og begrensninger internt på sykehuset). Omdømme SKL tenker primært på kommunikasjon internt, mens OKL har ansvar ekstern kommunikasjon.
Hva gjør vi?
Hva trenger vi? Ressurser – Internt og eksternt? Identifisering, kvantifisering og kvalitetsspesifisering Oppbemanning på sentrallager / sterilsentral / sykehusapotek? Er det behov for å rekvirere antidot fra sykehusapoteket? Husk at overordnet kriseledelse (OKL) kan støtte med å rekvirere utstyr fra samarbeidspartnere som for eksempel sykehusapotekene
Kommunikasjon - internt og eksternt Husk å avklare intern varsling og informasjonsbehov med kommunikasjonsavdelingens representant i stedlig kriseledelse (SKL). Ekstern kommunikasjon gjøres i samarbeid med overordnet kriseledelse (OKL).
Konsekvenser for drift Normal, redusert eller stans?
Hvis det oppstår fare for pasienter eller pårørende vurderes behovet for begrenset evakuering.
Hvilke delplaner skal iverksettes?
Andre forhold?
Fokusområder Aksjoner Avtal neste stausmøte med definert klokkeslett
| Veileder - Førstemøte - Beredskapsledelse
Delplan svikt i vare-, tekstil- eller matforsyning
Ved behov for totalevakuering iverksettes Delplan evakuering.
| ☐ |
Vurder tilkalling av personer med spesiell fagkompetanse i forhold til aktuell situasjon
|
| ☐ | |
Avklar talsperson for media med overordnet kriseledelse (OKL) og kommunikasjonsavdelingens representant i stedlig kriseledelse (SKL). Inntil OKL har definert talsperson henvises alle mediehenvendelse til kommunikasjonsdirektør i overordnet kriseledelse (OKL). | ☐ | ||
Normalisering | Når tiden er inne vurder om beredskap kan avsluttes i klinikken. Husk å konsultere overordnet kriseledelse og øvrige medlemmer i SKL.
OBS: SKL må vurdere klinikkens samlede kapasitet og proaktive utfordringsbilde. Beredskap avsluttes ikke utelukkende basert på antall pasienter i akuttmottak eller status ute på skadested.
I PTSS skal Vaktleder i AMK involveres.
Det er kun SKL og OKL som kan avslutte beredskap.
|
| ☐ |
Legg plan for å håndtere konsekvenser dersom elektivt program er blitt kansellert. |
| ☐ | |
Sikre at klinikken evaluerer hendelsen og sender bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |
Avdelingssjefer |
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Motta melding og sikre at avdelingsspesifikke planer iverksettes |
| ☐ |
Ved EKOM hendelser (all form for elektronisk kommunikasjon og tilhørende infrastruktur)
- Møt på beredskapsrom i din klinikk - Husk å varsle manuelt i egen linje
| Under revisjon | ☐ | |
Sørg for å ha løpende kontakt med egne avdelinger/enheter |
| ☐ | |
Akuttfase
Stedlig kriseledelse (SKL) er ikke etablert | Loggfør egne aktiviteter, gi notatet til loggfører etter avsluttet beredskap |
| ☐ |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse (SKL) har hatt førstemøte | Delta aktivt i førstemøte og status-/fokusmøtene |
| ☐ |
Utfør oppgaver i samråd med leder av stedlig kriseledelse |
| ☐ | |
Vurder behov for å iverksette psykososial beredskapsplan og avdelingsspesifikke rutiner for ivaretakelse av ansatte. Iverksatt aktivitet skal loggføres. | Under revisjon | ☐ | |
Normalisering | Sikre at avdelingen evaluerer hendelsen og sender bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |
Støttefunksjon pårørende, involverte og etterlatte |
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Motta varsling og møt opp i stedlig kriseledelse |
| ☐ |
Ved EKOM hendelser (all form for elektronisk kommunikasjon og tilhørende infrastruktur) – Husk å varsle manuelt i egen linje. | Under revisjon | ☐ | |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse (SKL) har hatt førstemøte | Delta aktivt i førstemøte og status-/fokusmøtene |
| ☐ |
I samråd med den stedlige kriseledelsen, vurdere potensialet i hendelsen og behovet for støttetjenester. |
| ☐ | |
Vurder behov for å iverksette psykososial beredskapsplan og avdelingsspesifikke rutiner for ivaretakelse av ansatte. | Under revisjon | ☐ | |
Bruk «Tiltakskort støttefunksjon pårørende i stedlig kriseledelse» for videre håndtering | ☐ | ||
Loggfør egen aktivitet på eget skjema, gi dette til loggfører etter avsluttet beredskap |
| ☐ | |
Normalisering | Sikre at håndtering av pårørende, involverte og etterlatte blir evaluert. Send bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |
Representant for Avdeling for teknologi og innovasjon (ATI), Eiendomsforvaltning og utvikling (EFU) og Medisinsk serviceklinikk (MSK) |
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Motta varsling og møt opp i kriseledelsen |
| ☐ |
Ved EKOM hendelser – Husk å varsle manuelt i egen linje. | Under revisjon | ☐ | |
Akuttfase
SKL er ikke etablert | Etabler kontakt med egen representant i overordnet kriseledelse (OKL)
☐ Representant fra avdeling for teknologi og innovasjon (ATI) i stedlig kriseledelse (SKL) og OKL skal avklare "Point of Contact" POC opp mot sykehuspartner og rapportere dette til beredskapssjef | Under revisjon | ☐ |
Etabler kontakt med vekter og teknisk vakt |
| ☐ | |
Ved alvorlige interne hendelser: Etabler kontakt med Fagleder tekniske funksjoner
| ☐ | ||
Etabler kontakt med laboratorie- og radiologiske avdelinger |
| ☐ | |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse (SKL) har hatt førstemøte | Delta aktivt i førstemøte og status-/fokusmøtene |
| ☐ |
I samråd med den stedlige kriseledelsen, vurdere potensialet i hendelsen og behovet for støttetjenester. |
| ☐ | |
Sammen med egen representant i overordnet kriseledelse (OKL) skal representant fra medisinsk serviceklinikk vurdere behov for oppbemanning av • Kjøkken/kantine |
|
| |
Vurder behov for å iverksette psykososial beredskapsplan og avdelingsspesifikke rutiner for ivaretakelse av ansatte. | Under revisjon | ☐ | |
Bruk «Tiltakskort støttefunksjon pårørende i stedlig kriseledelse» for videre håndtering | ☐ | ||
Loggfør egen aktivitet på eget skjema, gi dette til loggfører etter avsluttet beredskap |
| ☐ | |
Normalisering | Sikre at egen avdelings innsats blir evaluert. Send bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |
Kommunikasjonsavdelingens representant |
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Motta varsling og møt opp i kriseledelsen |
| ☐ |
Ved EKOM hendelser – Husk å varsle manuelt i egen linje. | Under revisjon | ☐ | |
Akuttfase
Stedlig kriseledelse er ikke etablert | Etabler kontakt med kommunikasjonsdirektør
|
| ☐ |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse har hatt førstemøte | Delta aktivt i førstemøte og status-/fokusmøtene |
| ☐ |
Gjennomfør aktiviteter i henhold til avdelingsspesifikk beredskapsplan |
| ||
Loggfør egen aktivitet på eget skjema, gi dette til loggfører etter avsluttet beredskap |
| ☐ | |
Normalisering | Sikre at egen avdelings innsats blir evaluert. Send bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |
Sekretær- og loggfunksjon stedlig kriseledelse |
Aksjonsfase | Oppgave / Tiltak | Relevant beredskapsplan | Utført |
Varsling og mobilisering | Motta varsling og møt opp i kriseledelsen |
| ☐ |
Akuttfase
Stedlig kriseledelse er ikke etablert | Klargjør beredskapsrom og tekniske installasjoner. Logg på beredskapsweb og HelseCim
| ☐ | |
Ved EKOM-hendelse iverksettes manuelle rutiner for loggføring |
| ☐ | |
Etabler tilgang til intranett og internett |
|
| |
Driftsfase
Stedlig kriseledelse har hatt førstemøte | Delta aktivt i førstemøte og status-/fokusmøtene |
| ☐ |
Noter i logg hvem som møter i stedlig kriseledelse, samt klokkeslett |
| ☐ | |
Referatfør det som drøftes og besluttes i kriseledelsen.
|
| ☐ | |
Innhent informasjon fra internett og evt. TV, radio og aviser |
| ☐ | |
Send spørsmål og oppgaver til andre Stedlig kriseledelse (SKL) og overordnet kriseledelse (OKL) gjennom krisestøttesystemet. Ring loggfører i aktuelt Stedlig kriseledelse (SKL) for å verifisere at spørsmålet eller oppgaven er mottatt. |
| ☐ | |
Gjelder bare SSF: Varsle sentralbord, om å overta sentralbordfunksjonen fra Akuttmottak ved å sette tlf. i ”dagstilling” |
| ☐ | |
Gjelder bare SSF: Legg ut melding i krisestøttesystemet - tlf.nr. til medisinsk kontaktperson SSF |
| ☐ | |
Send referat/rapport til overordnet kriseledelse når et møte er ferdig. Her skal det blant annet fremgå hva Stedlig kriseledelse (SKL) trenger av støtte fra overordnet kriseledelse (OKL). |
| ☐ | |
Normalisering | Etterregistrer manuelle logger i HelseCim |
| ☐ |
Sikre at funksjonen blir evaluert. Send bevaring og forbedringspunkter til beredskap@sshf.no | ☐ |