Hensikt

Utbredelse og bruk av IKT-systemer ved SSHF har hatt en betydelig vekst de siste årene. Flere og flere oppgaver som tidligere ble utført ved hjelp av papirrutiner er nå overført til elektroniske system. Dette medfører at den enkelte ansatte må håndtere elektroniske hjelpemidler for å kunne utføre arbeidsoppgavene sine. For å kunne gjøre dette, kreves det opplæring og kunnskap om de ulike verktøyene. I tillegg vil det være behov for hjelp, støtte og tips i det daglige.

Superbrukere skal være en lokal støtte for andre brukere, slik at de aktuelle IKT-verktøyene kan benyttes best mulig. Driftsmodellen for IKT er basert på leverandør – kunde forhold der Sykehuspartner som leverandør drifter og forvalter systemene. En solid superbrukerordning er viktig for at denne modellen skal fungere best mulig.

Den enkelte klinikk og avdeling vil ha behov for superbrukere på ulike applikasjoner, denne rutinen søker å definere og klargjøre roller og oppgaver knyttet til superbrukere i KPH.

Omfang

Rutinen bygger på notat fra IKT-avdeling om ”Superbrukerordning for IKT-system”. Innholdet kan sees på som en anbefaling for bruk av superbrukere i KPH, det vil være den enkelte avdelingsleder som har beslutningsmyndighet i forhold til opprettelse av nye superbrukere eller hvor mye ressurser superbrukerne kan anvende.

Handling

Superbrukerrollen ivaretas alltid av sykehuset, og rollen er uavhengig av Sykehuspartner. Formålet med rollen er hovedsakelig å være et kontaktpunkt mellom systemansvarlig og ansatte, og i denne sammenheng bidra til effektiv utnyttelse av systemene. I dette ligger det ikke krav om å gi brukerstøtte, men der hvor en superbrukers kompetanse kan medvirke i lokal problemløsning er dette å foretrekke.

Avdelingsleder har ansvar for å peke ut superbrukere i egen avdeling. Antallet superbrukere på avdelingen bør gjenspeile ressursbehov knyttet til applikasjoner, geografi og fagområde. Følgende kompetanse er ønskelig hos en superbruker:

• Ha interesse for IKT og grunnleggende god IKT-kompetanse
• God evne til å veilede og til å formidle kunnskap
• Kjenne godt til systemet, fagområdet og rutiner på avdelingen
• God forståelse for logisk oppbygging av systemet og effektiv bruk

Følgende oppgaver vil generelt være tillagt en superbruker i KPH:

• Bidra til en helhetsforståelse og effektiv bruk av systemet i avdelingen og på tvers av bruksområder, profesjoner etc.
• Tilrettelegge og spre informasjon om systemet til ansatte i avdelingen.
• Være tilgjengelig som støtteperson for ansatte i avdelingen.
• Ta aktivt egenansvar for å holde seg oppdatert innen relevante fagområder i samarbeid med systemansvarlig.
• Delta på superbrukermøter og bidra i fora som er relatert til forvaltning av systemet.
• Ha et tett samarbeid med systemansvarlig, applikasjonsforvalter og brukerstøtte.
• Påpeke forbedringspotensialer både i systemet og bruken av dette.
• Ha et spesielt ansvar i forhold til opplæring av ansatte i avdelingen, og i forhold til innføring av ny datafunksjonalitet.
• Kunne gjennomføre test ved ny/endret funksjonalitet, og være en del av utøvende testkorps ved behov.

I enkelte avdelinger kunne være andre oppgaver som også tillegges superbrukere.

Nevnte oppgaver utløser et ressursbehov, det forutsettes at avdelingen gir superbrukere anledning rent tidsmessig til å utføre oppgavene, samt tid til å få opplæring/ivareta kompetanse for de ulike oppgavene.

Hovedapplikasjon som omfattes av superbrukerordningen er DIPS, herunder relevante moduler. I enkelte avdelinger vil også andre applikasjoner defineres som «superbrukerprogrammer».

Kryssreferanser

Eksterne referanser