Bedriftsnavn: Sørlandet sykehus HF

Brukerveiledning for kvalitetsmodulen

 Unilab-700, versjon 4.2.3

1 Masterdata

1.1 Action definitions

1.2 Kontrollregler

1.3 Control definitions

1.4 Lot definitions

1.5 Lot detail definitions

2 Tech. Val – Teknisk validering

3 Comparison Chart (wide) / Comparison Chart

4 Levey-Jennings Chart (wide)/ Levey-Jennings Chart

5 Trans. Result

6 Export

1          Masterdata

Her defineres alle kontroller, lot nummer, kontrollregler og aksjoner.

Generelt for alle felter gjelder at systemet viser en liste av alternative valg ut fra hva som er skrevet i feltet. Ved å skrive en bokstav i feltet vises alle alternativer som starter med denne bokstaven. Ved å skrive stjerne (*) vises alle alternative valg.
 

Naviger i listen ved hjelp av piltastene og velg ved å bruke tab eller enter.

Noen skjermbilder inneholder kalender for valg av dato. Kalenderen åpner seg ved å trykke på kalendersymbolet i enden av linjen.

Valg av dato gjøres ved å klikke på datofeltet eller ved bruk av følgende kombinasjoner:

Page up / down:  forrige / neste måned
Ctrl + Page up / down:  forrige / neste år

Ctrl + home:    viser aktuell måned
Ctrl + pil til høyre / venstre: forrige / neste dag
Ctrl + pil opp / ned:  forrige / neste uke
Enter:    aksepterer valgt dato
Ctrl + end:   lukker kalender og sletter søket
Escape:    lukker kalender uten å velge

Dato kan også velges direkte ved bruk av følgende hurtigtaster:
Punktum gir dagens dato
Et tall (1-31) gir tall som dato i aktuell måned og år.
Dato og måned som 01.12 eller 01/12 gir denne datoen i aktuelt år.
Dato, måned og år kan skrives direkte som 01.12.12 eller 01/12/12 gir dato med format 01.12.2012.

Dataene som legges inn valideres og feltet blir rødt dersom datoen ikke finnes. Godkjent dato gir grønt felt.
 

1.1        Action definitions

Velg Quality Control – Master data – Action definitions

Her defineres de aksjonene som skal tre i kraft dersom en eller flere kontrollregler brytes. Koden må være unik. Det er valgfritt å legge inn beskrivelse av aksjonen i feltet description, men feltet bør brukes til å beskrive aksjonen.

Følgende aksjoner er definer i systemet:
- Block (pasientresultater blir blokkert)
- Yellow flag (kontrollresultatet merkes gult)
- Red flag (Kontrollresultatet merkes rødt)
- decline (kontrollresultatet avvises)

Aksjoner kan endres eller slettes.

1.2        Kontrollregler

Velg Quality Control – Master data – Kontrollregler

I denne dialogen defineres kontrollregler som identifiseres med en unik kode. En kontrollregel kan inneholde flere sjekker. Eksempel kan være kontrollregel 1-3s/2-2s som er vist under:

Kontrollregelen inneholder to sjekker: To påfølgende kontroller målt utenfor samme grense (2s eller –2s) eller en ktr. utenfor 3s.
På høyre side av skjermbildet defineres hvilke sjekker som skal utføres. Definert sjekk knyttes mot kontrollregelen ved bruk av pilen eller ved å trykke Shift + pil mot venstre. Likeledes kan sjekker fjernes fra en kontrollregel. Sjekk-koden må være unik, og feltet description bør klart beskrive funksjonaliteten.

Repetition factor: hvor mange ganger en kontroll kan brytes.
Considered count: hvor mange ganger kontrollen skal være kjørt.
Violation limit: antall standardavvik
Violation definition:   - Any side(uavhengig av side)
                                           - Either side (samme side)
                                           - Alternate side (på hver side)

Dersom Repetition factor er satt til 1, betyr det at der må være ett tidligere kontrollresultat, altså totalt 2 QC-verdier som er utenfor de definerte grensene før regelen er brutt. Dersom Considered count er satt til 1, vil forrige kjørte kontroll bli sjekket, altså totalt 2 kjørte kontroller. (2 påfølgende kontroller utenfor definert grense)             

POOL definition
Vi kan også lage kontrollregler på tvers av kontroller.
Eks. kan være at regelen gir flagging av resultat dersom en kontroll er utenfor 2S og den neste kjørte kontrollen også bryter kontrollregel 2S, selv om det er to ulike kontrollmaterialer.

Definering av kontrollregel:

Lot numrene TestPoolKH1 og TestPoolKH2 er definert med kontrollregelen over for analysen BHB med aksjon rødt flagg.
Første kjørte kontroll kl. 11:54 er utenfor 2S. Neste kontroll er også utenfor 2S. Den siste kontrollen blir derfor rød. (Kontrollregel TestPool er brutt)
De to siste resultatene viser først en kontroll som er innenfor 2S, neste er utenfor 2S. Den siste kontrollen skal da ikke bli rød. (Den blir gul pga. at en annen kontrollregel er brutt)



 

1.3        Control definitions

Velg Quality Control – Master data – Control definitions

Kontrollen defineres med en unik kode. Kontrollen kan tilknyttes en gruppe av kontroller for å bedre oversikten.

 Ulike prøvematerialer må tilknyttes kontrollen ved å velge materiale i listen under Material. Ved å trykke på + kommer en ny linje opp og flere prøvematerialer kan tilknyttes kontrollen.  Inntil 7 ulike prøvematerialer kan tilknyttes hver kontroll.

Kun analyser definert med et av de valgte prøvematerialene vil være tilgjengelig for definering i dialogen Lot detail definitions. Ved å velge tom linje vises alle analyser i Lot detail definitions.

1.4        Lot definitions

Velg Quality Control – Master data – Lot definitions

Hvert lot nummer tilknyttes instrument, kontroll og dato fra når det tas i bruk.  Dialogen brukes til å hente opp definerte lot nummer eller for å definere et nytt lot nummer.

 Det kan enkelt svitsjes mellom de ulike definerte lot nummer ved å søke opp informasjon i boksene øverst i skjermbildet. Dersom kombinasjonen mellom kontroll og instrument endres, vil systemet søke etter allerede definerte lot nummer. Definerte lot nummer velges i boksen From date. Informasjon om valgte lot nummer vises i feltene under. Her kan informasjon lett endres eller slettes. Oppe til høyre vises alle tidligere definerte lot nummer tilknyttet aktuelt instrument. Listen vil endre seg når det velges et annet instrument.

For å definere et nytt lot nummer velges først instrument og kontroll, deretter klikkes NY. Boksen etter From Date endres og kalenderen vises i etterkant av linja. Her legges inn dato for når lot nummeret tas i bruk. Alle feltene under må fylles ut. Creation date blir automatisk satt til dagens dato, og feltet Last change fylles også ut automatisk.

Feltet Online Send Index blir automatisk satt til 999999. Dette feltet er ikke i bruk ved SSHF.

From Date er unik for hver enkelt lot nummer. Dersom det velges en dato som allerede er definert for denne kombinasjonen av instrument og kontroll, hentes dette lot nummeret opp.

Feltet Auto Status blir hukket av som default. Dersom From Date er satt til en dato frem i tid, vil lot nummeret automatisk få status ACTIVE når vi når denne datoen.

Auto sets pre period blir også hukket av som default. Dersom et lot nummer er satt til Passiv og både pre period og auto status er markert, vil lot nummeret automatisk endre status til Preperiod når datoen From Date er nådd. Et lot nummer med status Preperiod må manuelt endres til aktiv når lot nummeret skal tas i bruk. QC-resultatene fra Preperiod vil vises i valideringsbildet med P i enden av linja og med kommentaren PRE PERIOD. Resultatene vil ikke inngå i rapporter, statistikk og grafer, men kan bearbeides separat i dialogen Levey-Jennings Chart ved å markere at det er resultater fra preperiod som skal vises.

Kopiering av defineringer fra tidligere lot nummer.

Det er mulig å kopiere alle defineringer fra et tidligere lot nummer til det nye. Etter å ha lagt inn alle dataene for det nye lot nummeret og klikket på knappen Save, kommer der opp en boks der ønsket lot nummer velges. Trykk deretter copy for å kopiere defineringene fra Lot. detail definitions.

Kopiering av defineringer fra et instrument /modul til et annet

Det er også mulig å kopiere alle defineringer i Lot detail definitions fra et instrument /modul til et annet.

Ved først å hente opp det lot nummeret som skal kopieres, vises de instrumenter / moduler som er tilknyttet den aktuelle kontrollen i kolonnen source. I kolonnen destination lot markeres det lot nummeret som det skal kopieres til.

 Aktuelle instrumenter/moduler vises i kolonnen destination device. Her markeres det instrument / modul som vi ønsker å kopiere defineringer til. Alle defineringer som er lagt inn på det aktuelle lot nummer i Lot deatail definitions kopieres da fra det ene instrumentet/modulen til det instrumentet /modulen som er valgt under destination device.

Oppdatering av targetverdi etter kjøring i Preperiod.

Etter at et lot nummer er kjørt i preperiode, kan vi velge om vi vil bruke målverdiene fra preperiode og oppdatere target på de analysene som er definert i Lot detail definitions.

 

Kjørte analyser med informasjon om instrument /modul, antall kjørte kontroller, mean og definert target vises på skjermen. Marker de analysene som skal oppdateres med ny target verdi i Lot detail definitions. Det må bekreftes at oppdatering ønskes utført.

1.5        Lot detail definitions

Velg Quality Control – Master data – Lot detail definitions

På venstre side av skjermen er alle definerte kontroller listet opp. Klikk på den kontrollen som skal defineres.  Menyen på venstre side endrer seg da til å vise alle instrumenter som denne kontrollen er definert for. Velg ønsket instrument og deretter ønsket lot. nummer. Alle analyser med det prøvematerialet som er tilknyttet kontrollen i Control definitions vil vises på skjermen.

Menyen øverst på siden viser arkfaner med første og siste analyse på hver side.

Ved å klikke på valgt kontroll, kan en komme tilbake til listen over instrumenter. Velg “All” for å gå helt tilbake til listen over alle kontroller.
I dialogen Lot detail definitions defineres målverdi (target) og standardavvik tilknyttet den enkelte analyse. I tillegg knyttes de forhåndsdefinerte kontrollregler og aksjoner til analysene.

Analysene aktiveres ved å klikke på “PAS”. Status endres da til ”ACT”. Status endres automatisk til ACT når defineringen starter.

Under New Definition finnes tre ulike typer defineringer som kan legges til en analyse (Standard, Master, Slave) Foreløpig definerer vi våre kontrollregler tilknyttet instrumenter /moduler under Standard.

Defineringen startes ved å velge instrument eller modul..

En ny linje kommer frem, og targetverdi (MT) og standardverdi (STD) legges inn. I feltet New Test søkes opp de forhåndsdefinerte kontrollreglene ved å dobbeltklikke i feltet eller bruke insert, eller koden kan skrives inn i feltet og bekreftes med tab eller enter. Det raskeste er å skrive første bokstav/tall i kontrollregelen. Da kommer kun de kontrollregler opp som begynner med samme tall /bokstav.

Tilsvarende søkes det etter ønsket aksjon som skal tre i kraft når kontrollregelen brytes.

Flere kontrollregler kan defineres for den enkelte analyse.

Ved å klikke på  tegnet skjules linjen med defineringer. Ved å klikke tegnet åpnes linjene. Kontrollregler og aksjoner kan slettes ved å trykke ACT. Statusknappen endres til DEL og bakgrunnen endres for å vise at defineringen slettes ved neste lagring. Trykkes knappen DEL aktiveres defineringen igjen.

2          Tech. Val – Teknisk validering

Velg Quality Control – Tech.Val

Dialogen brukes for å kontrollere alle daglige kontrollresultater. Skjermbildet åpnes automatisk med dagens dato og aktuell lokasjon, men det er også mulig å velge å se kontrollresultater fra kun siste 24 timer, 6,3, 2, eller 1 time. For hver arbeidsplass kan vi i tillegg definere default instrument som skal vises når Tech. Val åpnes. Tidsrammen kan endres i feltene for dato (fra/til) og klokke (fra/til).
Ved å trykke vises alle kontrollresultater i henhold til valgt filtrering.

Det kan filtreres på instrument, modul, kontroll, analyser, lot. nummer og status.

Når standard visning er valgt, vises resultatene sortert etter klokkeslett for når kontrollresultatene er overført. Visningen kan endres til å vise alle kontrollresultater til samme analyse under hverandre. Dette gjøres ved å velge QC Level under Standard og trykke Submit.

Alle kontrollresultater blir automatisk godkjent, noe som vises ved det grønne hukket helt til høyre etter kontrollresultatene     Resultatene vil ikke inngå i utregninger før de er signert. Dette gjøres ved å trykke Signere og Lagre.
Resultater som ikke skal godkjennes, avvises ved å trykke på den grønne markeringen som da endres til et rødt kryss. Dersom alle resultatene fra visningen skal avvises, klikkes den grønne hukken i menylinja øverst, og alle markeringene endres til røde kryss.

Når et resultat avvises må det legges inn en kommentar. Her gjelder det samme at kommentaren kan skrives i feltet Kommentar i menylinjen, og alle resultatene som er hentet opp får samme kommentar.
 

Ved å dobbeltklikke eller trykke Insert i kommentarfeltet kan det hentes opp en forhåndsdefinert standardkommentar. Evt. kan koden til kommentaren legges direkte inn i kommentarfeltet.

 

Trykk Lagre etter at endringene er utført.

Lot nummer som er kjørt med Preperiod vil bli overført til Tech. Val med P i feltet til høyre og med kommentaren PRE PERIOD

Ved å holde markøren over en analysekode vises en boks der vi kan velge å hente opp analysen i skjermbildet Comparisen Chart (wide) eller Levey Jennings Chart (wide).

3          Comparison Chart (wide) / Comparison Chart

Velg  Quality Control – Comparison Chart (wide)

Når analysen markeres i Tech. Val for å hentes opp i Comparison Chart (wide), kommer der opp en ny dialog som automatisk viser resultater fra de 10 siste dagene for den valgte analyse, instrument, kontroll og lot nummer.

Søkekriterier kan også legges inn direkte i dialogen.

Dialogen har samme funksjonalitet som Comparison Chart, men kurven er større og mer oversiktlig i Comparison Chart (wide).

Ved å trykke på de grønne pilene helt til høyre på skjermen vises tabellen med alle kontrollresultatene. Denne delen av skjermbildet skjules igjen ved å trykke på de blå pilene.

Tests - kontrollregler tilknyttet analysen.
n- antall kontroller som er med i beregninger (kun signerte kontrollresultater)
MT- definert målverdi (target)
SDT- definert standard avvik
CVT- variasjons koeffisient (CV)
MC- kalkulert middelverdi
SDC- kalkulert standard avvik
CVC- kalkulert CV

Andre kontroller for samme analyse fås opp ved å velge en annen kontroll og trykke add. En ny linje kommer opp som viser utregningene for den valgte kontrollen, og en ny kurve vises i samme plot som den første kontrollen.

Alle kontrollverdiene for den enkelte kontroll vises ved å velge tilsvarende arkfane til høyre i skjermbildet.

: kontrollresultatet er ikke signet inn (viser en hånd med penn). Resultater som ikke er signet inn vil vises i kurven til venstre, men verdiene er ikke med i videre beregninger.

Ved å trykke på den grønne knappen Unit endres enhet på x-aksen. Resultater fra ulike kontroller kjørt på samme dag vises da på samme sted på x-aksen.  X-aksen viser run time i stedet for run number.
 

Ved å trykke på knappen kan de valgte dataene skrives ut.

 -knappen fjerner alle dataene og søkekriteriene.

Slettede resultater vises med et rødt kryss i kurvene, mens resultater som bryter en kontrollregel vil vises med en farget prikk tilsvarende farge på aksjonen (rød eller gul).

4          Levey-Jennings Chart (wide)/ Levey-Jennings Chart

Velg  Quality Control – Levey-Jennings Chart (wide)

Når analysen markeres i Tech. Val for å hentes opp i Levey-Jennings Chart (wide), kommer der opp en ny dialog som automatisk viser resultater fra de 10 siste dagene for den valgte analyse, instrument, kontroll og lot nummer.

Søkekriterier kan også legges inn direkte i dialogen.

Resultater som ikke er signet inn er ikke med i utregning av de kalkulerte verdiene som vises øverst på skjermen. Kurven i denne dialogen vises med absolutte verdier på y-aksen og fortløpende kjøringer på x-aksen. Kurven viser markerte linjer og verdier for target verdi og for to og tre standardavvik.
Informasjon om det enkelte kontrollresultat vises som tooltip-informasjon til det enkelte punktet på kurven. Her vises kontrollresultatet, dato og klokkeslett samt evt. kommentarer tilknyttet resultatet.

Slettede resultater vises med et rødt kryss i kurvene, mens resultater som bryter en kontrollregel vil vises med en farget prikk tilsvarende farge på aksjonen (rød eller gul).

Ved å endre på søkekriteriene øverst i dialogen og trykke add, vises en ny linje med utregninger for det nye søket av evt. en annen kontroll, analyse eller instrument. Kontrollresultatene for det nye valget ligger da under en ny arkfane, og kurven til venstre vises i henhold til hvilken arkfane som er valgt. Valgt arkfane og tilhørende linje øverst på skjermen vises med blå farge.

Kurven viser maksimalt 40 resultater, men dersom flere resultater inngår i søket vises disse ved å bruke pilene  <- eller -> i enden av x-aksen.

Ved bytte av lot nummer vil dette vises som en loddrett linje i kurven, og evt. endringer i målverdi og standardavvik vises på kurven. Endringen vil også vises øverst i skjermbildet der det vil komme opp en linje nr. 2 med nye utregninger.

Ved å trykke på knappen kan de valgte dataene skrives ut.

 -knappen fjerner alle dataene og søkekriteriene.

Bearbeiding av resultater etter kjøring i preperiod.
Etter at en kontroll er kjørt i preperiod, kan vi bearbeide resultatene ved å markere i feltet PP.

 

5          Trans. Result

Velg  Quality Control – Trans. Result

Dialogen må bruks for kvalitetskontrollresultater fra alle manuelle analyser eller analyser som analyseres på instrumenter som ikke er koblet mot Unilab.

Velg instrument og evt. modul ved å trykke på pilene i enden av feltene og velge fra lista. Velg deretter analyse og lot. nummer. Dagens dato kommer opp automatisk, men denne kan endres. Target verdi (MT) og standardavvik (SDT) vises på skjermen.

Legg inn kontrollresultatet og evt. kommentar til resultatet. Trykk save.

Resultatet vises i Tech. Val. Her vil resultatet automatisk få kommentaren Manuelt registrert, og blir også automatisk signert av den brukeren som har registrert resultatet. Evt. kommentarer som er lagt inn i dialogen Trans. Result vil overskrive den automatiske kommentaren.

6          Export

Velg  Quality Control – Export

Denne dialogen brukes til å overføre data til Excel.

-          QC Results per Control, Lot, Instrument and Analysis
 

Det genereres en csv-fil pr. analyse. Filene kan lagres på lokal PC. Lagres som Excel-filer.

-          Pre Period Means
Brukes for bearbeiding av resultater etter innkjøring av nytt lot. nummer der kontrollen har vært kjørt som Pre Periode.
 

-          QC General Report per Timeframe, Instrument
Det genereres en fil med en linje per analyse tilknyttet en kontroll og lot. nummer med informasjon om oppgitt målverdi/targetverdi (MT), definert standardavvik (SDT), antall kjørte kontroller som er med i beregning(n(calc)) samt kalkulert middelverdi (MC), avvik ifra target målt i standardavvik (SDT), kalkulert standardavvik (SDC)og variasjonskoeffisient (CVC).
Når det er hukket av for per terminal device, vil alle utregninger bli gjort per modul. Fjernes hukket gjøres utregningene for instrumentet. For p242 vil de kalkulerte verdiene gjelde for alle moduler og instrumenter som kjører aktuell analyse.
 

-          QC General Report per Timeframe, Instrument, Laboratory
Samme som over, men her har vi mulighet til å filtrere på lokasjon. Dvs. at vi kan beregne felles variasjonskoeffisient for en analyse som analyseres på flere instrumenter/moduler på samme laboratorium.

-          QC General Inter Lot Report per Timeframe, Instruments
Her har vi mulighet til å få kalkulert en felles CV for hver analyse for flere instrumenter.

 

De første kolonnene (B-E) i excel-arket er utregninger på tvers av instrumentene. Resten av kolonnene i arket er individuelle resultater pr. instrument og lot. nummer.