Veiledning for håndtering av digitale sykmeldinger

1.      Varsel om digital sykmelding

Leder og stedfortreder får e-post med beskjed om at digital sykmelding er tilgjengelig i Personalportalen.

Sykmeldingen angir periode og fraværsprosent.

Du finner sykmeldinger for dine ansatte ved å klikke på hovedmenyen og deretter velge menypunkt «Digitale Sykmeldinger»

2.      Oversikt over digitale sykmeldinger for dine ansatte

Her vil du få opp sykmeldinger og søknad om sykepenger for dine ansatte. Du kan benytte nedtrekkspil på høyre side, eller klikke på linjen for å åpne den.

Ved å klikke på «Vis alle aktive sykmeldinger uavhengig av status» fjerner du forhåndsinnstilt sortering av sykmeldingene. Alle sykemeldinger vil da vises i bildet.

De gule tekstene sorterer sykmeldingene etter oppfølgigsbehov.

  Symbolforklaring

3.      Behandling av digital sykmelding

Sjekk at det registrerte fraværet i GAT stemmer med mottatt sykmelding. Dersom det ikke stemmer med dokumentasjonen, må fraværet korrigeres i GAT. Du ser hva som er registrert i GAT de siste 3 måneder.

Du som leder må også huke av i Personalportalen «jeg har kontrollert sykmeldingen og fraværet er registrert».

4.      Merknad/kommentar felt

I merknad/kommentarfeltet kan både du og Sykehuspartner legge inn beskjeder vedrørende sykmeldingen. I noen tilfeller vil du se at Sykehuspartner har satt sykmeldingen tilbake i aktiv fanen, det vil da ligge en forklaring i merknadsfeltet.  

5.      Søknad om sykepenger

Søknad om sykepenger kommer også i Personalportalen, og det kan komme flere søknader pr. sykmelding.

Leder og stedfortreder får e-post med beskjed om at «søknad om sykepenger» er tilgjengelig i Personalportalen.

Husk å åpne for å se viktig informasjon om ev. egenmelding og avvikling av ferie. Leder må kontrollere at registreringen i GAT er korrekt, og eventuelt gjøre endringer slik at det stemmer med informasjonen i skjema.

Dersom det er feil i søknad om sykepenger, må den sykmeldte selv endre dette i DittNAV og sende skjema på nytt til NAV og arbeidsgiver.

I statusfeltet for «søknad om sykepenger» skal du velge aktuell status. Når all dokumentasjon er korrekt, velger du status «Søknad om sykepenger er godkjent».

I noen tilfeller vil Sykehuspartner flytte sykmeldingen tilbake i aktivfanen for at leder/oppfølgingsansvarlig skal se på saken på nytt. Det kan være at det ikke er samsvar mellom mottatt dokumentasjon og fravær registrert i GAT.

.

6.      Oppfølging av sykmeldte

Du som leder må fortsatt opprette sak under «Oppfølgning av sykmeldte» i Personalportalen. Informasjon fra digitale sykmeldinger kommer ikke automatisk over dit.

7.      Leder og stedfortreder i Personalportalen

Det er nærmeste leder oppført i Personalportalen som blir meldt til NAV som ansvarlig for oppfølging av den sykmeldte.

Dersom leder slutter, må ny oppfølgingsansvarlig/leder endres i sykmeldingen.

Du endrer ved å klikke på symbolet for opfølgingsansvarlig på aktuell sykmelding. 

Oppfølgingsansvarlig endres da for denne og videre sammenhengende sykmeldinger.