Brukermanual for alle med brukerrolle i

Helsepersonell

Innhold

Hva er CheckWare?........................................................................ s. 3
Begreper i CheckWare……………………………………………………………….. s. 3 - 6
Ikoner og navigering i CheckWare……………………………………………… s. 7 - 8
Hvordan logge på CheckWare………………………………………….………… s. 9 - 10
Brukerveiledninger i CheckWare, for helsepersonell………………….. s. 11

5.1 Helsepersonell (Flisa)

CW Brukerveiledning – Helsepersonell (flisa) for Systemansvarlig Klinikk, superbruker avdeling, kontorfaglig og merkantil

5.2 Respondenter (Flisa)

CW Brukerveiledning – Respondenter (flisa) – for behandlerrollen

CW Brukerveiledning – Respondenter (flisa) – for systemansvarlig klinikk, superbruker avdeling, kontorfaglig og merkantil ABUP

CW Brukerveiledning – Respondenter (flisa) – for systemansvarlig klinikk, superbruker avdeling, kontorfaglig og merkantil PHV-V og TSB

5.3 Dine tildelte aktive behandlinger (Flisa)

CW Brukerveiledning – Dine tildelte aktive behandlinger (flisa) – for behandler ABUP, Systemansvarlig klinikk, superbruker avdeling, kontorfaglig og merkantil ABUP

CW Brukerveiledning – Dine tildelte aktive behandlinger (flisa) – for behandlere PHV-V og TSB, Systemansvarlig klinikk, superbruker avdeling, kontorfaglig og merkantil PHV-V og TSB

1. Hva er CheckWare?

CheckWare (CW) er en løsning for å sende ut kartlegginger digitalt, samle inn skåringer og lage rapporter fra kartlegginger.

Ved bruk av CW sendes kartlegginger digitalt til pasient/pårørende/andre aktuelle kontaktpersoner (i CW betegnet som respondent), hvorpå respondent logger seg inn og fyller ut kartlegging digitalt. Kartleggingene skåres automatiske og resultatene blir tilgjengeliggjort i en rapport i CW, som videre blir automatisk overført til pasientjournal i DIPS.

Det er mulig å distribuere flere kartlegginger (kartleggingsplan) til respondent, hvor det også går ut sms-varsel og purring til respondent etter et bestemt antall dager ved manglende utfylling.

Behandler kan også velge å bruke CW til å fylle ut en kartlegging (enkeltkartlegging) digitalt sammen med pasient (respondent) i en aktuell konsultasjonstime.

2. Begreper i CheckWare (CW)

Beskrivelse av begreper som brukes i CW:

Agenda

Hoveddelen på respondentens behandlingsside, betegnes også som respondentens kalender, da den er bygd opp som en kalender med år, måned, dag og time.

Inneholder oversikt over alle publiserte kartlegginger og planer knyttet til respondenten. Kartlegginger og planer publiseres herfra.

Autentiseringsnivå

Sikkerhetsnivå for pålogging til respondentportalen. For å benytte CW må man logge seg inn via ID-porten ved å benytte elektronisk ID med høyeste sikkerhetsnivå 4 (eks. BankID, Bank Id på mobil, Buypass-kort og Buypass på mobil). Helsepersonell med gitt tilgang har mulighet for å senke dette nivået til lavere nivå der hvor respondent ikke har elektronisk ID. Respondent vil da få tilsendt engangskode.

Behandlerportal

Behandlerportal er der ansatte i Klinikk for psykisk helse og rus (KPH), Sørlandet sykehus, logger seg inn i CW.

Behandling

Behandling er en teknisk beskrivelse i CW og refererer til kobling mellom respondent og behandlingstype. Når en respondent har fått opprettet en behandling, betyr dette at det er gjort en teknisk kobling mellom navnet på pasienten og den behandlingstypen (seksjon/team) respondenten tilhører.

Det skal kun opprettes en behandling for respondent (pasient) i hele perioden respondenten er under oppfølging ved samme seksjon/team.

All oppfølging av respondenten (pasient) skjer i det som heter Behandling. Her tildeles helsepersonell (behandler), kartlegginger (se kartlegginger) og kartleggingsplaner (se kartleggingsplan).

Behandlingsgruppe

Se respondentgruppe

Behandlingsside

Siden hvor man finner oversikt over respondenter knyttet til aktuell pasient og deres roller overfor pasienten, respondentens agenda og oversikt over tilknyttet helsepersonell

Behandlingstype

Behandlingstype er i hovedsak navnet på seksjonene/teamene ved Sørlandet sykehus KPH. Eksempel på behandlingstype er «ARA – Allmenn Arendal», «BUP – Distriktsteam Kristiansand».

Enkeltkartlegging

Enkeltkartlegginger skal opprettes av helsepersonell når kartleggingen skal foregå/besvares av respondent og/eller helsepersonell i en konsultasjonstime.

En enkeltkartlegging inneholder kun selve skjemaet og rydding ved ubesvart, inneholder ingen sms varsel eller purring.

Skal en kartlegging sendes til respondent for utfylling utenom en konsultasjonstime, må det benyttes en kartleggingsplan (Plan i CW) (se Plan, kartleggingsplan)

Flis

Betegnelse på snarveiene som ligger på startsiden til helsepersonell i CW.

Forfatter

Behandler som er ansvarlig for den aktuelle kartleggingen – rapporten overføres til behandlers arbeidsflyt i DIPS, og det er derfor viktig at det er riktig behandler som står som forfatter.

Grupper

Se Respondentgruppe og helsepersonellgruppe

Helsepersonell

Helsepersonell er en samlebetegnelse på alle brukere i CW som er ansatt ved SSHF.

Hvilke funksjoner du har tilgang til som helsepersonell, vil variere avhengig av hvilken tilgangsrolle du har f.eks. behandler, merkantil eller superbruker.

Helsepersonellgruppe

Helsepersonellgruppe er en betegnelse på en samling helsepersonell og kan f.eks. være alle behandlere på en seksjon eller i et team.

Helsepersonell kan være med i flere helsepersonellgrupper.

Helsepersonellgruppen styrer (sammen med behandlingstyper) hvilke behandlinger helsepersonellet kan se.

Kartlegginger

Kartlegginger er spørreskjemaer som skal fylles ut/besvares eks. SCL-90, BDI. Kartlegginger kan tildeles og besvares av respondenter digitalt, eller av pasient og helsepersonell under konsultasjon – også da digitalt.

Når kartlegginger er besvart og levert, generes en rapport Pdf-versjonen av denne rapporten overføres automatisk til pasientjournalen i DIPS.

Kontekst

Betegnelse på et gitt målepunkt i en behandling. Kan f.eks være «Før første fremmøte», «utredning», «behandling». Brukes for å gruppere kartlegginger i et spesifikt måletidspunkt. Konteksten er viktig for dataanalyser og datauthenting.

Konto

Når helsepersonell og respondent opprettes i CW så opprettes de som brukere av CW og dette betegnes som konto. Det skilles på kontotype, som da betegner om det er en reel- eller testkonto. I tillegg skilles det på kontostatus, som betegner om kontoen er aktivert eller deaktivert.

Pasientsiden (Respondentsiden)

Siden viser oversikt over alle respondentens behandlinger, kort info om respondenten, grupper respondenten er tilknyttet og «legg til behandling».

Plan, Kartleggingsplan

Er en forhåndsdefinert flyt som forteller hvilke kartlegginger som skal fylles ut og når de skal leveres. En kartleggingsplan kan inneholde kartleggingsskjema som sendes til respondenten, SMS-varsel til respondent, purring til respondent ved manglende besvarelse, kontroll og sletting dersom ubesvart, men også beslutningspunkter.

Alle kartlegginger som en respondent skal fylle ut på egne hånd utenom konsultasjonstime må være etablert som en Plan – kartleggingsplan.

Planene utarbeides av klinikk og blir tilgjengelige for helsepersonell i CW.

Respondent

Respondent er personen som svarer på kartleggingen, vanligvis er dette pasient ved sykehuset. Dette kan også være en komparent som for eksempel foreldre, lærere eller andre pårørende.

Respondentgruppe

Respondentgruppe er betegnelse på en samling respondenter. En respondentgruppe benyttes for å styre hvem som kan se respondenten (pasienten) i CW (i kombinasjon med helsepersonellgruppe).

Respondentgruppen kan f.eks. inneholde alle pasienter i en seksjon eller team. Respondenten knyttes mot seksjonens/teamets respondentgruppe for at behandlere i seksjonen/teamet skal kunne se respondenten i CW.

En respondent knyttes mot en respondentgruppe ved oppstart av behandling, og fjernes fra gruppen etter endt behandling og oppfølging.

En respondent kan knyttes mot flere respondentgrupper dersom behandling ved flere seksjoner/team.

Respondentportal

Respondentportal er der respondenten logger inn i CW

Respondentens kalender

Er kalenderen som vises i delen Agenda på behandlingssiden.

Roller (respondentroller – tilknytning til aktuell pasient) – mest aktuell for ABUP

Alle respondenter som skal få tilsendt en kartlegging angående annen respondent (pasient) må knyttes til aktuell pasients behandling i CW. Rollen de får defineres ut fra hvilken tilknytning de har til aktuell pasients behandling – f.eks om det er pasienten selv, om de er foresatt, pårørende eller lærer.

Er det mor som skal få tilsendt kartlegging som en del av barnets behandling, legges mor inn som respondent i CW og legges inn som «foresatt 1 eller 2», under Roller på behandlingssiden til barnet.

Tilgangsrolle – styrer hva helsepersonell kan gjøre

Tilgangsrolle definerer hvilke tilganger helsepersonell har i CW, det være seg behandler, kontorfaglig/merkantil og superbrukere. Tilgangsrollen er styrende for hvilke funksjoner gitt helsepersonell har tilgang til i CW.

3. Ikoner og Navigering i CheckWare (CW)

Innholdet på Startsiden og tilgjengelige tilganger i CW tilpasses ut fra hvilken tilgangsrolle du som helsepersonell har. Det kan bety at enkelte av ikonene i tabellen under ikke er tilgjengelig for deg. I CW vil du kun se de funksjonene du har tilgang til, alt annet er skjult.

Navigasjon i CW foregår ved å velge fra menyen eller fra de ulike valgene på startsiden.

I CW kan en og samme ting utføres fra forskjellige navigasjonsveier, men i denne brukerveiledning har man tatt utgangspunkt i at Flisene på Startsiden brukes som hovedvei for navigasjon. De funksjoner som ikke kan gjøres fra Flisene er beskrevet ut fra hvilken navigasjonsvei som da må brukes.

Eksempel på Startside til helsepersonell med behandlerrolle:

Eksempel på Pasientsiden:

Eksempel på Behandlingssiden (pasientens kalender):

4. Hvordan logge seg på CheckWare (CW)

Behandlerportalen

Helsepersonell skal logge seg på via Behandlerportalen, som kun kan åpnes fra SIKT nettet (nettverket på din arbeidsplass) og benyttes fra en jobb-pc.

Respondentportalen

Respondent/pasient kan logge seg på Respondentportalen fra ulike arbeidsflater, slik som PC, nettbrett eller smarttelefon. Pålogging krever nettilgang. CheckWare har et responsivt design som vil si at den tilpasser deg skjermstørrelsen på enheten som benyttes.

4.1. Logge seg på CW – via Intranett eller DIPS

Helsepersonell logger på CW via Behandlerportalen, som kun kan åpnes fra SIKT nettet (nettverket på din arbeidsplass) og benyttes fra en jobb-pc. Innlogging kan gjøres fra SSHF’s intranettside eller fra Verktøylinjen i DIPS.

Pålogging til Behandlerportalen via DIPS: