KILDE
Basert på HSØ Regionalt ledelsessystem for informasjonssikkerhet, dokument NO-12 v1.1: «Lagring, arkivering og sletting av helse- og personopplysninger». Oppdatert etter personopplysningslov av 20. juli 2018. Tekst under vist med blå skrift er tilpasninger/presiseringer gjort ved SSHF.
Hensikten med retningslinjen er at lagring, arkivering og sletting av helse‐ og personopplysninger i virksomheten, gjøres i samsvar med gjeldende krav til informasjonssikkerhet og med gyldig behandlingsgrunnlag.
Behandling av helse- og personopplysninger skal primært skje i godkjente fagsystemer. Når et fagsystem ikke er egnet, skal kun lagringstjenester godkjent til formålet benyttes. Se Lagring av data utenfor fagsystemer for mer informasjon om hvilke systemer og tjenester som kan benyttes.
I den regionale versjonen som dette dokumentet er basert på benyttes begrepet «arkivering», men krav til arkivering er bestemt av Arkivloven med Arkivforskriften og Helsearkivforskriften. I dette dokumentet benyttes derfor konsekvent begrepet «langtidslagring» om informasjons som skal oppbevares i lengre tid. Merk likevel at hovedregelen etter personvernforordningen er at helse- og personopplysninger kun kan lagres til formålet er oppfylt. Deretter skal opplysningene slettes eller anonymiseres. Ved spørsmål om dette kan personvernleder, evt informasjonssikkerhetsleder kontaktes.
Alle medarbeidere ved Sørlandet sykehus HF (SSHF).
Personopplysningsloven (GDPR) skiller ikke mellom elektronisk og papirbasert innsamling ved lagring og behandling av helse- og personopplysninger. Videre er kravene til informasjonssikkerhet og personvern de samme og gjelder uavhengig av om SSHF selv drifter IKT-løsninger, kjøper disse av Sykehuspartner eller fra en annen, ekstern part. I praksis vil det være noen ulikheter i selve håndteringen av informasjonen. Dette dokumentet beskriver derfor:
For helserelaterte kvalitets- eller forskningsdata er det etablert en egen retningslinje og prosedyre som gjelder for forskningsprosjekter, intern kvalitetssikring og kvalitetsstudier. Se Forskningsprosjekter og kvalitetssikringsstudier - Planlegging og lagring av personopplysninger og Forskning - avslutning, arkivering og sletting av forskningsprosjekter.
Norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse- og omsorgssektoren versjon 7.1, kap 4.2.6 beskriver oppbevaring av helse- og personopplysninger. Se også kap 4.2.6.2, om Tilintetgjøring av dokumenter i behandlingsrettet helseregister mv. etter digitalisering.
For å kunne lagre helse- og personopplysninger skal kun sikkerhetsmessig godkjente fagsystem eller lagringsområde benyttes (se under), og det må samtidig foreligge et gyldig behandlingsgrunnlag.
Med fagsystemer og -applikasjoner menes eksempelvis DIPS, MetaVision, Sak/Arkiv ol, og også medisinsk teknisk utstyr når disse samler inn og lagrer, evt mellomlagrer data før overføring til andre fagsystemer.
Innføring og bruk av fagsystemer skal følge SSHF sine fastlagte rutiner og prosesser for dette (se Instruks for innføring av IKT-systemer og -tjenester), for å sikre at krav til informasjonssikkerhet og personvern ivaretas. Godkjente fagsystemer og andre IKT-tjenester, samt behandlingsgrunnlaget skal registreres i modulen «Informasjonssystemer» i Kvalitetsportalen (se Føring av oversikt over informasjonssystemer (GDPR protokoll)).
Tilgang og innsyn i de innsamlede opplysningene skal være basert på tjenstlig behov.
Se mer utfyllende informasjon om godkjente lagringsområder i Lagring av data utenfor fagsystemer
Innsamling av helse- og personopplysninger på papir vil som oftest skje ifm forskning (se egne retningslinjer). I den grad dette gjøres i andre sammenhenger skal papirene normalt sendes til dokumentsenteret for innscanning og lagring i sine respektive fagsystemer (sak/arkiv eller DIPS).
Dersom det er behov for oppbevaring av helse- og personopplysninger på papir i en enhet i sykehuset, skal papirene oppbevares nedlåst. Personvernleder skal varsles og godkjenne lagringen, jf Personopplysningslovens krav om å ha oversikt over hvor slike opplysninger lagres og behandles.
Ved behov for lagring, evt behandling av opplysninger hos en ekstern part, se Bruk av databehandler – Behandling av personopplysninger hos annen juridisk enhet
Ved utlån av data mellom SSHF og en annen part skal egen avtale om dette (DTA – Data Transfer Agreement) inngås, for å regulere partenes ansvar og plikter.
Dersom dataene ikke lar seg anonymisere (se under) kan langtidslagring være aktuelt, eksempelvis når bruk av et fagsystem opphører og erstattes med en ny løsning, og hvor det ikke er praktisk eller hensiktsmessig å migrere dataene over til ny løsning.
All langtidslagring skal avklares og godkjennes av systemeier, og prinsippene om oversikt og kontroll som nevnt ovenfor gjelder også i denne sammenhengen.
Sykehuspartner tilbyr tjenesten e-Depot som kan benyttes til formålet.
Sletting, makulering eller anonymisering av innsamlede helse- og personopplysninger
Dersom dataene kan anonymiseres (all direkte eller indirekte identifiserende informasjon fjernes, og evt kodelister slettes) gjelder ikke lengre kravene i Personopplysningsloven, og dataene kan fritt oppbevares. Det stilles likevel strenge krav til at anonymiseringen er gjort riktig. Se Anonymisering av helse- og personopplysninger. Ved behov for bistand kan personvern- eller informasjonssikkerhetsleder kontaktes.
Data som ikke lengre skal oppbevares skal slettes. Dersom slik data er oppbevares på eget utstyr, disker eller andre lagringsmedier skal lagringsmediene leveres til Sykehuspartner for makulering eller avmagnetisering. Merk at dette IKKE gjelder dersom utstyret er eid av Sykehuspartner. Se Kassasjon, utrangering eller avhending av utstyr, evt Kassasjon av utstyr MTE.
Dersom et IKT-system fases ut skal oppføringen i modulen Informasjonssystemer i Kvalitetsportalen oppdateres, og det skal oppgis hvordan data er håndtert.
Makulering av helse- og personopplysninger på papir gjøres ved bruk av en makulator (makuleringsmaskin) eller ved at papirene kastes i egne, blå papirdunker beregnet for sikkerhetsavfall. Om din enhet ikke har egen makulator kan portørtjenesten kontaktes.
All sletting eller makulering forutsetter at arkivplikten er ivaretatt.
Avvik
Avvik på denne retnginslinjen meldes i SSHF sitt system for uønskede hendelser (i Kvalitetsportalen). Informasjonssikkerhetsleder og/eller personvernombud skal varsles.
Kryssreferanser
Eksterne referanser