1. HENSIKT
Hensikten med prosedyren er å sikre at Sørlandet sykehus overholder sitt ansvar og sine forpliktelser overfor Norsk pasientskadeerstatning (NPE) slik at erstatningssaker belyses tilstrekkelig fra involverte parter. Prosedyren skal bidra til en riktig, enhetlig og effektiv behandling gjennom alle ledd, og at gitte tidsfrister overholdes.
2. OMFANG
Prosedyren gjelder for alle enheter og ansatte ved Sørlandet sykehus som er involvert i oppfølging av saker meldt til NPE. Føringene i overordnet <policydokument for uønskede hendelser> er gjeldende for denne prosedyren.
3. HANDLING
Dokumentsenteret koordinerer all korrespondanse mellom Sørlandet sykehus og NPE, og sakarkivsystem brukes ved saksbehandling av NPE-saker. Aktuell avdeling er ansvarlig for å overholde saksbehandlingsfrist, og å informere dokumentsenteret ved endring av interne kontakter i sakene.
4. SØRLANDET SYKEHUS ER INNKLAGET
4.1 Henvendelse fra NPE med skademelding
- Henvendelse fra NPE med vedlagt skademelding registreres av dokumentsenteret i sakarkivsystemet.
- Henvendelsen inneholder bestilling av blant annet faglig uttalelse fra aktuell avdeling, relevant journaldokumentasjon og radiologibilder med beskrivelse.
- Dokumentsenteret oppretter sak og legger til aktuelle interne kontakter
- Avdelingen er ansvarlig for å gi beskjed til dokumentsenteret om eventuelle endringer i sine interne kontakter på NPE-saker.
- Dersom aktuell avdeling vurderer at avdelinger bør legges til, eller tas ut av saken, skal det gis beskjed til saksbehandler ved Dokumentsenteret omgående
- Dokumentsenteret legger inn aktuell pasientjournal fra DIPS i saken.
- Dokumentsenteret sender internt notat med oppfølging til behandlende avdeling for uttalelse.
- Behandlende avdeling sender uttalelsen som internt notat med oppfølging til dokumentsenteret.
- Dokumentsenteret sender internt notat med oppfølging til behandlende avdeling for oversendelse av eventuell dokumentasjon fra andre systemer enn DIPS.
- Eksempelvis stråledokumentasjon, fødejournal ol.
- Behandlende avdeling sender eventuell dokumentasjon til dokumentsenteret som internt notat med oppfølging.
- Dokumentsenteret sender dokumentet i arbeidsflyt til aktuell radiologisk avdeling for oversendelse av radiologibeskrivelser med bilder.
- Aktuell radiologisk avdeling sender internt notat med oppfølging til dokumentsenteret med radiologibeskrivelsene.
- CD med bilder merkes med NPE-saksnummer og sendes til dokumentsenteret med internposten.
- Dokumentsenteret sender samlet journaldokumentasjon fra sakarkivsystemet til NPE innen fristen på tre uker fra mottatt-dato.
- Dokumentsenteret videresender CD med røntgenbilder til NPE.
4.2 Vedtak med eventuell sakkyndig vurdering fra NPE
Når henvendelsen inneholder vedtak med eventuell sakkyndig vurdering i saken fra uavhengig fagperson oppnevnt av NPE.
- Utfallet i en sak kan bli avslag, delvis medhold eller medhold.
- Dokumentet sette på avdeling med kopi til Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget (KPU).
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
- Ved NPE-saker med medhold:
- Kvalitetskoordinator/rådgiver sjekker om hendelsen er meldt i Kvalitetsportalen. Hvis hendelsen ikke er meldt, gir kvalitetskoordinator beskjed om dette til avdelingsleder. Avdelingsleder vurderer om hendelsen skal meldes.
- Dokumentsenteret avslutter saken dersom vedtaket ikke innklages.
- Det er tre ukers klagerett.
- Eventuelle kommentarer fra avdelingen på den sakkyndige vurderingen sendes som internt notat med oppfølging til dokumentsenteret.
4.3 Forespørsel om ménvurdering ved delvis medhold eller medhold fra NPE
Når henvendelsen fra NPE inneholder forespørsel om utarbeidelse av ménvurdering der skaden er varig og betydelig.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
- Ménvurdering registreres i sakarkivsystemet og sendes som internt notat med oppfølging til dokumentsenteret.
- Dokumentsenteret samler vurderingene og sender til NPE.
4.4 Orientering fra NPE hvor vedtaket er påklaget
Når NPE orienterer om at vedtaket er påklaget av klager, og saken er sendt til Pasientskadenemnda for videre behandling.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
4.5 Orientering fra NPE om at saken oversendes Pasientskadenemnda
Når NPE orienterer om at vedtak om helt eller delvis avslag er påklaget, og videresendt til Pasientskadenemnda for ny, uavhengig vurdering av saken.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
4.6 Forespørsel fra NPE eller Pasientskadenemnda om oppdatert/ytterligere journaldokumentasjon
- Dokumentsenteret henter aktuell journal fra DIPS og legger inn i saken.
- Dokumentsenteret sender internt notat med oppfølging til behandlende avdeling for oversendelse av eventuell dokumentasjon fra andre systemer enn DIPS.
- Eksempelvis stråledokumentasjon, fødejournal ol.
- Behandlende avdeling sender eventuell dokumentasjon til dokumentsenteret som internt notat med oppfølging.
- Dokumentsenteret sender dokumentet i arbeidsflyt til aktuell radiologisk avdeling for oversendelse av radiologibeskrivelser med bilder.
- Aktuell radiologisk avdeling sender internt notat med oppfølging til dokumentsenteret med radiologibeskrivelsene.
- CD med bilder merkes med NPE-saksnummer og sendes til dokumentsenteret med internposten.
- Dokumentsenteret sender samlet journaldokumentasjon fra sakarkivsystemet til NPE innen fristen på tre uker fra mottatt-dato.
- Dokumentsenteret videresender CD med røntgenbilder til NPE.
4.7 Vedtak fra Pasientskadenemnda
Når Pasientskadenemnda orienterer om vedtak i saken. Vedtaket kan ikke påklages.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
4.8 Orientering fra Pasientskadenemnda om at saken går til domstolsbehandling
Når Pasientskadenemnda orienterer om at saken går til domstolsbehandling for rettslig overprøving. NPE er part i saken.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
- Søksmålsfristen er 6 måneder etter mottatt vedtak.
4.9 Orientering om domsavsigelse
Når Pasientskadenemnda orienterer om dom i saken.
- Dokumentsenteret fordeler henvendelsen til behandlende avdeling med kopi til KPU.
- Dersom mer enn en avdeling er innklaget, opprettes internt notat med oppfølging til hver avdelingssjef med KPU på kopi.
5. EVALUERING
- Ved medhold skal saken tas opp i klinikkens Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalg (KPU) til gjennomgang eller til informasjon, avhengig av eventuell tidligere saksbehandling i KPU.
- Overordnet Kvalitetsutvalg (OKU) behandler årsrapport fra NPE, og evaluerer antall NPE-saker hvor klager har fått medhold.
- Gjennomgangen inkluderer relevante data fra siste treårsperiode.
6. SØRLANDET SYKEHUS ER IKKE INNKLAGET
- Henvendelser fra NPE hvor Sørlandet sykehus ikke er innklaget registreres av dokumentsenteret i sakarkivsystemet.
- Henvendelsen inneholder bestilling av relevant journaldokumentasjon og radiologibilder med beskrivelse.
- Dokumentsenteret henter aktuell journal fra DIPS og legger inn i saken.
- Dokumentsenteret sender internt notat med oppfølging til behandlende avdeling for oversendelse av eventuell dokumentasjon fra andre systemer enn DIPS.
- Eksempelvis stråledokumentasjon, fødejournal ol.
- Behandlende avdeling sender eventuell dokumentasjon til dokumentsenteret som internt notat med oppfølging.
- Dokumentsenteret sender dokumentet i arbeidsflyt til aktuell radiologisk avdeling for oversendelse av radiologibeskrivelser med bilder.
- Aktuell radiologisk avdeling sender internt notat med oppfølging til dokumentsenteret med radiologibeskrivelsene.
- CD med bilder merkes med NPE-saksnummer og sendes til dokumentsenteret med internposten.
- Dokumentsenteret sender samlet journaldokumentasjon fra sakarkivsystemet til NPE innen fristen på tre uker fra mottatt-dato.
- Dokumentsenteret videresender CD med røntgenbilder til NPE.
Kryssreferanser
Eksterne referanser