Dette policy dokumentet beskriver hvordan SSHF skal sikre god økonomistyring av foretaket.
God økonomistyring må ivareta kvalitet i datagrunnlaget, kvalitet i regnskapsføringen og kvalitet i oppfølging og rapportering.
Sørlandet sykehus HF følger til enhver tid gjeldende finansstrategi, innkjøp og logistikk policy, økonomi- og regnskapshåndbok fra HSØ, Regnskapshåndbok for regionale helseforetak, samt regelverk fra Helsedirektoratet.
Målgruppen for dette dokumentet er spesielt ledere, men dokumentet gjelder for alle ansatte.
Lederansvaret er helhetlig og består blant annet av ansvar for drift og utvikling, kvalitet og pasientsikkerhet, personalansvar, økonomiansvar og resultatansvar for enhetens samlede virksomhet, samt enhetens samhandling med andre deler av organisasjonen og eksterne.
Alle ansatte har ansvar for å forvalte foretakets ressurser effektivt og til det beste for pasientene slik at det er mulig å levere så gode helsetjenester som mulig innenfor tildelte rammer.
Foretaket skal arbeide systematisk med økonomistyring. Økonomistyring er bevisste tiltak for å forvalte de begrensede ressurser som finnes til rådighet slik at foretaket når sine mål. Økonomidirektøren har ansvaret for å tilrettelegge for god økonomistyring ved SSHF, som skal sikre at foretaket lykkes med å være «et økonomisk bærekraftig sykehus». Dette innebærer at foretaket;
SSHF er et juridisk selvstendig foretak som blir styrt etter ordinære økonomiske prinsipper. Foretaket må levere positive resultater i hht økonomisk langtidsplan for å være et økonomisk bærekraftig sykehus.
Økonomistyring i foretaket har fokus på å oppnå et positivt resultat. Resultatet er forskjellen mellom inntekter og kostnader i foretakets regnskap, og vil enten gi et overskudd eller et underskudd, hvor det positive resultatet (overskuddet) henføres til investeringer i det påfølgende år. Inntekter i foretaket består i hovedsak av rammefinansiering og innsatsstyrt finansiering (ISF).
Rapportering av aktivitets- og kvalitetsdata danner grunnlag for god økonomistyring av foretaket. All relevant virksomhetsdata for aktivitet og kvalitet publiseres i styringsportalen. For å sikre relevante data i styringsportalen er behovet styrt både på et strategisk nivå fra stabsdirektørene og på er operasjonelt nivå fra sluttbrukere. Videre er utvikling og publiseringen av data profesjonalisert ved å sentralisere dette i Økonomiavdelingen i samarbeid med utviklermiljøet i Avdeling for Teknologi og Innovasjon. Foretaket benytter aktivt dashboards som ledelsesverktøy. Dashboard er viktige og nyttige verktøy for at lederne skal kunne ta gode driftsbeslutninger med utgangspunkt i objektive data.
Medisinske koder beskriver sykdommer eller symptomer med koder som er utviklet for dette formål og samlet i diagnosekodeverk. Tilsvarende beskrives hvilke undersøkelser og behandlinger som utføres med koder fra prosedyrekodeverk. Disse kodene danner grunnlaget for innsatsstyrt finansiering og er viktig for god kvalitet på statistikk og virksomhetsdata, samt økonomistyring. SSHF skal påse god opplæring og ha gode rutiner for primærkoding. Gjennom god dokumentasjon og kontroll av medisinske koder sikres korrekt finansiering av aktiviteten.
Sentralisering av innkjøp og logistikk i foretaket danner grunnlaget for god økonomistyring. Innkjøp og Logistikk samordner innkjøpsbehov, gjennomfører anskaffelser for så å sørge for effektiv implementering av nye avtaler gjeldende for foretaket. Innkjøp er Helseforetakets bestillerfunksjon overfor Sykehusinnkjøp HF. Ved anskaffelser skal lokalt Innkjøp ta initiativ til etablering av faggrupper som skal samarbeide med en innkjøper fra Sykehusinnkjøp HF. Innkjøper fra Sykehusinnkjøp har det merkantile ansvaret og skal lede gjennomføringen av anskaffelsen. Logistikkenhetene skal i dialog med avdelingene foreslå etterfyllingsløsninger for lagervarer som understøtter regionens målbilde om å kunne implementere avdelingspakkelogistikk.
Regnskapsrapportering danner grunnlag for økonomistyringen av foretaket. Det innebærer at bokføring, utfakturering, behandling av inngående fakturaer, avstemming, forvaltning av tilganger i økonomisystemet, samt øvrige oppgaver knyttet til regnskapsføring skal være fullstendig og kvalitetssikret. Regnskapsloven og bokføringsloven ligger til grunn i alt arbeid som utføres. Foretaket følger sammenstillingsprinsippet som tilsier at inntekter og kostnader rapporteres i den periode de påløper.
Økonomistyring i foretaket inkluderer overordnede prosesser som underbygger det strategiske målet om et bærekraftig sykehus. Økonomisk langtidsplan (ØLP) gir føringer for investeringsnivået kommende planperiode, samt føringer for aktivitet og produktivitet. Første år i ØLP gir grunnlaget for kommende års budsjett. Klinikker og staber følges opp månedlig i forhold til avvik mot budsjett og prognose. Rapporteringen gjøres gjennom en virksomhetsrapport til styret og HSØ. Risikostyring gjøres på hvert av de 14 policyområdene, som også inkluderer årets OBD. Instruks for fullmakter ligger til grunn for all utøvelse av fullmakter på alle nivåer og innenfor alle områder i organisasjonen.
For å sikre god økonomistyring er det utarbeidet en rekke rutiner og retningslinjer for å oppnå mest mulig hensiktsmessige og enhetlige prosesser (EK-dokumenter under kapittel 6 økonomi).
Det er etablert årshjul for følgende prosesser innenfor Økonomi området:
Økonomistyring er en integrert del av alle lederes ansvarsområde. Økonomistab har som rolle å være økonomisk rådgivere for klinikkledelsen, i tillegg til å sikre kvalitet i rapporteringen. Økonomistyringen i foretaket vurderes samlet som ett foretak, i tillegg til klinikkvise oppfølginger. Det settes søkelys på å optimalisere driften i foretaket ved å følge opp til enhver tid definerte produktivitetsfaktorer og sikre å følge budsjettet som til enhver tid er gjeldende.
Foretaket skal rapportere i henhold til enhver tid gitte maler og tidsfrister til HSØ.
Foretaket skal rapportere løpende til styret i foretaket. Rapporteringen skal inneholde økonomisk status, årsak til avvik og tiltak for å nå mål. Det avholdes mellom 6 – 8 styremøter per år.
Det gjennomføres løpende oppfølgingsmøter mellom klinikkdirektørene og administrerende direktør. Agenda for møtene er kvalitet, aktivitet og økonomi og HR, hvor status, årsak til avvik og tiltak for å nå målene er hovedtema.
Klinikkdirektør har ansvar for å rapportere i henhold til enhver tid gitte maler og tidsfrister gitt fra Økonomiavdelingen. Det skal etterstrebes at det blir gitt tilstrekkelig tid til forberedelser.
SSHF er underlagt rapportering i henhold til Regnskapsloven og Norsk Regnskaps standard (NRS). Dette medfører at foretaket er revisjonspliktig og blir revidert årlig. Foretaket mottar årlig revisjonsberetning med tilhørende status for forbedringer i den økonomiske styringen av foretaket. Revisjonsberetningen i tillegg til revisors oppsummering av årets revisjon blir presentert for styret i foretaket for videre oppfølging.