HENSIKT

Dette dokumentet beskriver hvordan beredskapssystemet skal oppfylle helseberedskapslovens krav om «… å verne befolkningens liv og helse og bidra til at nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid. For å ivareta lovens formål, skal virksomheter loven omfatter kunne fortsette og om nødvendig legge om å utvide driften under krig og ved kriser og katastrofer i fredstid, på basis av den daglige tjeneste, oppdatert planverk og regelmessige øvelser …». (Helseberedskapsloven, 2000, §1-1)

MÅLGRUPPE

Alle ledere i SSHF

innhold i policy

Beredskapssystemet skal håndtere uønskede hendelser som er definert inn under helseforetakets beredskapsområde. Dette er hendelser som ikke håndteres i den daglige driften, men som likevel har en moderat til høy risiko for at foretaket ikke klarer å levere tjenester i henhold til beskreven hensikt.

Øvrige uønskede hendelser er hendelser med så lav sannsynlighet at det ikke er samfunnsøkonomisk riktig å etablere kontinuerlig beredskap for området. Når slike hendelser oppstår legges likhetsprinsippet til grunn for å utarbeide en situasjonsspesifikk beredskapsplan.

Foretakets målsetting er at beredskapsområdet skal bygge på NATOs seven baseline requirements for et robust samfunn mot alle trusler. Dette innebærer at foretaket skal ha planer for å:

1. sikre kontinuitet innen vårt ansvarsområde og i vår tjenesteleveranse
2. sikre at virksomheten har robust energiforsyning
3. bidra til at vår region kan håndtere ukontrollerte masseforflytninger av mennesker
4. sikre at virksomheten har mat- og vannforsyning*
5. sikre vår evne til å håndtere masseskadesituasjoner
6. sikre robuste kommunikasjonssystemer (IT og EKOM)
7. sikre robuste transportsystemer

Beredskapsområdet defineres ytterligere av ulike delplaner som igjen operasjonaliseres gjennom avdelingsspesifikke planer og varslingslister. 

Sørlandet sykehus HF etablerer og forbedrer sin beredskap med bakgrunn i en beredskapsprosess som er illustrert nedenfor.

Planlegging og identifisering

Administrerende direktør er øverste ansvarlig for beredskapsplanleggingen og foretakets beredskapsplaner. Systemansvaret for beredskapssystemet er delegert til fagdirektøren. Beredskapssjefen ivaretar det utøvende ansvaret for beredskapssystemet.

Klinikkdirektørene og stabsdirektørene er ansvarlig for at egne avdelinger, seksjoner og enheter har et oppdatert planverk innen eget ansvarsområde.

I denne fasen skal SSHF stille følgende grunnleggende spørsmål:

• Ytelsesrammer: Hvilke beredskapssituasjoner skal SSHF etablere et beredskapssystem for å kunne håndtere?
• Ytelseskrav: Hvilke krav til respons på og håndtering av de valgte beredskapssituasjonene, skal beredskapssystemet oppfylle?
• Hvilke tiltak og ressurser skal vi benytte for å oppfylle kravene?

For å besvare disse grunnleggende spørsmålene kan blant annet følgende aktiviteter være aktuelle:

• Opprette et forbedringsteam
• Gjennomgang av aktuell delplan i regional beredskapsplan
• Gjennomgang av regionale ros-analyser, eller ros-analyser gjennomført i andre HF
• Årlig gjennomgang av oppdrag og bestillingsdokument fra HSØ-RHF
• Gjennomgang av aktuelle lover og forskrifter
• Gjennomføre verdivurderinger
• Gjennomføre risikoanalyser
• Gjennomføre beredskapsanalyser
• Gjennomgå aktuelle meldinger registrert i kvalitetsportalen
• Gjennomgå aktuelle erfaringer fra øvelser eller tidligere hendelser

Gjennomføre

I denne fasen fokuseres det på å utarbeide beredskapsdokumentasjon og opplæringsplaner. I tillegg gis det opplæring i aktuelt planverk.

Beredskapsdokumentasjonen deles inn i 4 dokumenttyper

Om beredskapsplaner og tiltakskort

Beredskapsplaner og tiltakskort har til hensikt å beskrive hvordan konkrete hendelser håndteres. Planene beskriver hvordan ulike ressurser jobber og samhandler for å levere i henhold til identifiserte ytelseskrav. Beredskapsplanene består av delplaner, avdelingsspesifikke planer, varslingslister og tiltakskort.

Om forpliktende beredskapsavtaler

Forpliktende beredskapsavtaler regulerer bruk av de eksterne ressursene (for eksempel foretakets disponering av frivillige organisasjoners beredskapsambulanser).

Om samarbeidsdokumenter

Beskriver hvordan foretaket og andre samarbeidsaktører planlegger å samarbeide og koordinere innsatsen ved konkrete beredskapshendelser (for eksempel omforente pandemiplaner).

Beredskapsopplæring og øvelser:

Store og alvorlige hendelser skjer heldigvis sjelden. Derfor er vi nødt til å trene for å kunne håndtere hendelser når de oppstår. Opplæring gjennomføres på individnivå, gruppenivå og organisasjonsnivå og psykologisk trygghet er avgjørende.

I stortingsmelding (Meld. St. 10 (2016-2017), s. 138-146) trekkes det frem at beredskapsorganisasjonen må lære gjennom hele øvelsesprosessen. Med det mener de at læringen allerede starter når behovet for øving erkjennes og deretter gjennom hele prosessen. For at en øvelse skal være vellykket kreves bevissthet om og tilstrekkelig prioritering av alle fasene i øvingsarbeidet. Særlig viktig er oppfølging i etterkant (se kapittel «evaluere og korrigere).

For å sikre at foretaket har gode prosesser rundt planlegging, gjennomføring og oppfølging av øvelser har vi innført øvingshjulet som er presentert i melding til stortinget (Meld. St. 10 (2016-2017), s. 140). Vi starter med å identifisere et øvingsbehov. I SSHF skjer dette når vi jobber med å planlegge og identifisere forbedringsområder i vårt beredskapssystem. Deretter planlegges øvelsen. I planarbeidet skal som et minimum følgende være med:

• Hensikten med øvelsen
• Valg av øvingsform med bakgrunn i øvelsens hensikt
• Tydelig definerte øvingsmål som er SMARTE (spesifikke, målbare, attraktive, realistiske og tidsbestemte).
• Dreiebok
• Plan for evaluering

Etter gjennomført øvelse skal aktivitetens evalueres, det skal identifiseres oppfølgingsbehov, lages plan for oppfølging og til slutt gjennomføres korrigerende tiltak. Dette er nærmere beskrevet under kapittelet «Evaluere og korrigere).

evaluere og korrigere

Evalueringer er en systematisk gjennomgang av hvordan SSHF som beredskapsorganisasjon responderte på og håndterte en reell eller simulert beredskapssituasjon. Evalueringene ser på hva som skjedde etter at beredskapsorganisasjonen ble mobilisert. Det er i utgangspunktet responsen og håndteringen vi vurderer, ikke hendelsen som forårsaket mobiliseringen, eller innsatsmannskapenes psykiske reaksjoner på å ha deltatt i innsatsen. Etter alle simuleringer/øvelser og reelle beredskapsmobiliseringer må det gjennomføres evaluering av responsen og håndteringen. Reelle mobiliseringer er å anse som eksamen på hvor godt forberedt virksomheten i virkeligheten er. Hensikten med evalueringer er å dokumentere hva som fungerte godt (bevaringspunkter) og hvor det er et forbedringspotensial (forbedringspunkter).

I følge melding til stortinget (Meld. St. 10 (2016-2017), s. 138) er det forventet at beredskapsorganisasjoner som SSHF lærer etter øvelser og hendelser og regjeringen er tydelig på at det er et ledelsesansvar å sikre læring og oppfølging i etterkant. En gjennomgang av hendelser i Norge viste at forbedringspunkter gikk igjen (Meld. St. 10 (2016-2017), s. 138-146). Selv om SSHF har god kultur for å evaluere øvelser og hendelser, ser også vi at de samme forbedringsområdene har en tendens til å gå igjen. Dette tyder på at vi ikke i tilstrekkelig grad har evnet å lære og systematisk følge opp forbedringsområder. For å sikre bedre oppfølging av identifiserte funn har SSHF definert av evalueringsprosessen består av fire deg.

Evalueringsprosessens fire steg:

1. Identifisere og verifisere

Identifisere bevaring- og forbedringsområder gjennom øvelser, internrevisjoner og reell mobilisering av beredskapsorganisasjonen.

2. Lag plan for oppfølging av tiltak

Vurder om det er behov for å justere beredskapsorganiseringen, beredskapsdokumentasjonen, ytelseskravene, ytelsesrammene eller kompetansen. Tiltak som identifiseres skal defineres i en handlingsplan hvor det fremkommer hvem som har ansvar for oppfølging.

3. Revidere

Den som er tildelt ansvar i handlingsplanen, gjennomfører tiltak som er identifisert.

4. Dokumentere

Endringer dokumenteres i delplaner og avdelingsspesifikke planer.

Kryssreferanser

Eksterne referanser