Hensikt og omfang
Denne rutinen beskriver hvordan klinikkene skal følge opp forslag til tiltak som har fremkommet i hendelsesanalyser, for å sikre behandling, forankring, gjennomføring og kontroll i linjen.
Rutinen gjelder for hendelsesanalyser som går på tvers av to eller flere klinikker, men kan også anvendes på klinikkinterne hendelsesanalyser, med de nødvendige tilpasninger.
Oppfølging etter avsluttet hendelsesanalyse
- Fagavdelingen sender ut endelig dokumentasjon fra hendelsesanalysen, inkludert følgeskriv med oppsummering av forslag til tiltak.
- Der klinikken ikke har en egen uønsket hendelse på saken, oppretter sekretariatet en ny sak i modulen for uønskede hendelser, for oppfølging av hendelsesanalysen og iverksetting av tiltak. Det kryssrefereres til opprinnelig hendelse i den nye hendelsen.
- Sekretariat i aktuelt KPU innkaller klinikkdirektør og involverte avdelingssjefer til møte for gjennomgang av forslagene til tiltak. Formålet er å fatte beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres, kvalitetssikre og konkretisere tiltakene, tildele ansvar og sette frist for å sikre gjennomføring. Dette gjøres hver for seg ved alle involverte klinikker.
- Hendelsesanalysen og de kvalitetssikrede tiltakene gjennomgås i klinikkens KPU, for innspill og forankring.
- Sekretariatet sender referat fra KPU som inneholder gjennomgang og konklusjoner, til øvrige klinikkers KPU v/sekretariatet.
- Etter behandling i KPU oppretter sekretariat oppgaver i hendelsen til aktuelle aktører. Sekretariat får tilbakemelding i Kvalitetsportalen når tiltak er iverksatt og oppdrag fullført. Hendelsen kan da avsluttes i Kvalitetsportalen.
- Denne rutinen kan tilpasses klinikkens behov, så lenge det ikke endres på hvordan samhandlingen mellom klinikkene skjer. Det primære er at klinikken skal ha kjente rutiner for behandling og oppfølging av tiltak som har fremkommet i hendelsesanalyser.
- Den enkelte klinikk avgjør om hele eller deler av denne rutinen skal følges for den enkelte hendelsesanalyse, og hvilke ledere som skal involveres i gjennomføringen. Dette vurderes ut fra tiltakenes omfang og hendelsens alvorlighetsgrad.
Ansvar
- Utsendelse av dokumentasjon fra hendelsesanalysen: Fagavdelingen
- Innkalling til gjennomgang av tiltak: Sekretariat KPU
- Opprettelse av oppgaver i Kvalitetsportalen: Sekretariat KPU
- Gjennomføring av oppgave: Navngitt person og aktuell avdelingsleder
- Spredning av tiltak og referat fra KPU til andre klinikker: Sekretariat KPU
- Avslutning av uønsket hendelse: Sekretariat KPU og eier av hendelsen
Kryssreferanser