Innkjøpsprosessen
ved
Sørlandet sykehus HF
Sørlandet sykehus HF (SSHF) følger nasjonal innkjøpsprosess.
Innkjøpsseksjonen i SSHF melder anskaffelsesbehov til Sykehusinnkjøp. Når behov meldes, skal aktuelle fagressurser fra SSHF være utpekt.
Sykehusinnkjøp er merkantilt ansvarlig for gjennomføring av anskaffelsene i tillegg til å være avtaleforvalter for inngåtte avtaler/rammeavtaler. Sykehusinnkjøp inviterer til oppstartmøte med faggruppen og legger en fremdriftsplan for gjennomføring av anskaffelsen.
For mer info om Sykehusinnkjøp, se under:
Om oss - Sykehusinnkjøp HF (sykehusinnkjop.no)
Anskaffelser gjennomføres av Sykehusinnkjøp, uavhengig av nivå.
Nivåinndeling:
- Nasjonale anskaffelser – Alle HF i Helsenorge.
- Regionale anskaffelser – Alle HF i HSØ.
- Lokale anskaffelser – SSHF
Innkjøpsprosessen gjelder fra behovet spesifiseres og frem til leveransen er fulgt opp, herunder garanti og reklamasjon.
Vare- og tjenestekjøp som ikke er dekket av eksisterende avtale er underlagt anskaffelsesforskriften. Anskaffelsens anslåtte verdi har da betydning for hvilke deler av regelverket som må følges.
Hovedregel: kjøp over kr 100.000,- eks. mva. skal følge forskriften, og krever protokollføring.
Nyttige lenker:
Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) - Lovdata
Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) - Lovdata
Felles nasjonale/regionale anskaffelser
Nasjonale og regionale anskaffelser håndteres av Sykehusinnkjøp.
Ved opprettelse av prosjektgruppe blir innkjøpsseksjonen ved SSHF kontaktet for å melde inn deltakere i eget HF.
Innkjøpsseksjonen videreformidler forespørsel til klinikkdirektører som tar avgjørelsen i samråd med fagavdelingene om hvem som skal delta. Deltakeren i slik prosjektgruppe skal representere alle lokasjoner ved SSHF, og bør (der det er nødvendig) knytte til deg referansepersoner ved hver lokasjon.
Deltakere i prosjektgruppen må også delta i avtaleimplementeringen etter at kontrakt er inngått.
Alle forespørsler og svar arkiveres i P360 av innkjøpsseksjonen.
Alle varebestillinger skal gjøres via RegERP (iProcurement).
Anmodere og godkjennere i ERP skal gjennomgå kurs for å få tilgang til å bestille.
For mer informasjon se linken under:
iProcurement og Eye-share (sharepoint.com)
Bestillinger følges opp for å sikre at varer blir levert til rett tid og til rett pris. Oppfølgingen gjøres bl.a ved daglig gjennomgåelse av ordrebekreftelser.
For varer som leveres direkte til avdeling, må avdeling selv sørge for å gjøre mottak i iProcurement.
Medisinsk teknisk seksjon har ansvar for å gjøre mottak i iProcurement og registrere MTU i Medusa, før utstyret tas i bruk på avdeling.
Oppfølgning rammeavtaler/avtaler
Innkjøpsseksjonen skal kunne følge opp rammeavtale og avtaler ved behov. Dersom det er nødvendig, involverer innkjøpsseksjonen Sykehusinnkjøp og juridisk avdeling for bistand.
Innkjøpsseksjonen har jevnlige møter med Sykehusinnkjøp for å følge opp pågående og fremtidige anskaffelser.
Ved behov for endringer eller justering av lokale rammeavtaler varsles dette i de faste møtene.
SSHF har en rekke rammebetingelser som påvirker innkjøp direkte og indirekte.
Link til etiske retningslinjer Sykehusinnkjøp:
Samfunnsansvar - Sykehusinnkjøp HF (sykehusinnkjop.no) etiske retningslinjer
Samfunnsansvar - Sykehusinnkjøp HF (sykehusinnkjop.no) miljø
Samarbeidsavtaler:
signert-samarbeidsavtale-mellom-helse-sor-ost-rhf-og-legemiddelindustrien.pdf (sykehusinnkjop.no)
Etiske regler og habilitet
Helse Sør-Øst har etiske regler som gjelder for alle innkjøp. Dette innebærer at den ansvarlige for anskaffelsen må kunne dette regelverket godt.
Etiske retningslinjer for innkjøp HSØ
Seksjon for innkjøp og logistikk inngår i økonomiavdelingen som ledes av økonomidirektør.
HSØ har bestemt at alle helseforetak skal etablere følgende roller:
- Systemeier ERP
- Systemansvarlig ERP
- Prosesseier innkjøp og logistikk
- Prosessansvarlig innkjøp
- Prosessansvarlig logistikk
- Implementeringsansvarlig avtaler
Fullmakter i SSHF:
https://ek-sshf.sikt.sykehuspartner.no/docs/pub/dok19726.htm
SSHF er forpliktet til å følge offentleglova.
Offentleglova er en norsk lov som regulerer innsyn i dokumenter i offentlige virksomheter.
Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Lova skal også legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon.
Loven bygger på offentlighetsprinsippet, det vil si det system at saksdokumenter som beror hos en offentlig myndighet, som hovedregel skal være fritt tilgjengelig for enhver som ønsker å gjøre seg kjent med dem.
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) - Lovdata
Kryssreferanser
Eksterne referanser