HENSIKT

Dette policydokumentet beskriver hvordan SSHF skal sikre bruk, utnyttelse og videreutvikling av teknologi som et sentralt støtteverktøy i klinisk og administrativt arbeid, og kontinuerlig understøtte arbeidsprosessene i sykehuset.

MÅLGRUPPE

Målgruppen for dette dokumentet er ledere, men gjelder alle ansatte i SSHF. 

innhold i policy

SSHF skal utnytte mulighetene i eksisterende og nye teknologier, og følge regionale innføringsplaner for ny teknologi og digitalisering. Sykehuset skal arbeide kontinuerlig med forbedringer av arbeidsprosesser gjennom fornuftig bruk og utnyttelse av teknologi som møter sykehusets behov, inkl. ansatte, pasienter og pårørende, for høy effektivitet og kvalitet.  

Sørlandet sykehus skal til enhver tid ha teknologiske løsninger som støtter opp under og bidrar til gode, effektive og trygge helsetjenester. Direktør for teknologi og innovasjon har ansvaret for å legge til rette for at teknologiske og digitale løsninger understøtter sykehusets behov for gode og effektive hjelpemidler og støttetjenester. Dette inkluderer følgende: 

• Overordnet ansvar for drift, forvaltning og utvikling av alle IKT-løsninger/-tjenester som operativt følges opp av Sykehuspartner HF (SP). Mer om samarbeid og ansvarsfordeling med SP under. 
  Følgende inngår:  

• Drift, forvaltning og videreutvikling av infrastruktur som nettverk (bredbånd, lokalt nettverk, trådløst nettverk, mobilt nettverk og sikkerhetsløsninger), kommunikasjon- og dataromrom, pc-er, mobile enheter, skrivere, skannere, telefoni, videoløsninger mv. 

• Drift, forvaltning og videreutvikling av kliniske systemer som DIPS Arena, Sectra PACS/RIS, MetaVision, Partus mv. 

• Drift, forvaltning og videreutvikling av administrative systemer, i samarbeid med andre stabsavdelinger. Dette gjelder blant annet innen HR, økonomi, innkjøp, kvalitet, kontorstøtte, samhandling, arkiv, saksbehandling mv. 

• Drift, forvaltning og utvikling av bruk og utnyttelse av tilgjengelige digitale data for analyse, beslutningsstøtte, automatisering og kunstig intelligens, i samarbeid med enhet for virksomhetsdata (EVD). 

• Drift, forvaltning og utvikling av støttetjenester som påloggingstjenester og integrasjoner mellom systemer.    

• Overordnet og operativt ansvar for drift, forvaltning og videreutvikling av medisinsk teknisk utstyr. Se "Områdeplan MTU SSHF 2024" for mer informasjon. 

• Overordnet og operativt ansvar for bestilling og utlån av behandlingshjelpemidler - medisinsk utstyr og forbruksmateriell til pasient utenfor sykehusene, jfr. følgende prosedyre «BHM – Utlån av behandlingshjelpemidler og utlevering av forbruksmateriell til hjemmeboende pasienter i SSHF»  

• Innføring av ny teknologi (medisinsk teknisk utstyr, IKT, digitale løsninger, digitale hjembaserte løsninger mv.) gjennom regionale og lokale føringer, og valg som er basert på kliniske og administrative behov.  

Innen teknologiområdet inngår også følgende ansvarsområder: 

• Oppfølging av kvalitet i pasientadministrativt arbeid gjennom pasientadministrativt råd, spesielt knyttet til prosesser hvor kliniske systemer benyttes, jfr. prosedyren «Pasientadministrativt råd – mandat». 

• Oppfølging og forvaltning av klinisk sykepleiedokumentasjon, jfr. "Brukerveiledning for KDS i DIPS". 

• Legge til rette for opplæring i sentrale kliniske og administrative digitale løsninger, opplæring i medisinsk teknisk utstyr og opplæring/veiledning av pasienter og pårørende som benytter teknologiske løsninger utenfor sykehuset. 

• Forvalte og utvikle metodikk innen prosjektstøtte, program- og prosjektledelse, jfr. egne prosedyrer som kan leses på SSHFs side for prosjektstyring. 

• Bistå sykehuset i kontinuerlig forbedringsarbeid, jfr. SSHFs side for kontinuerlig forbedring 

• SSHF skal være en bidragsyter i lokalt, regionalt og nasjonalt arbeid innenfor helseinnovasjon. Både i form av produktinnovasjon, hvor SSHF bidrar til utvikling av nye helsefremmende produkter, og tjenesteinnovasjon hvor SSHF bidrar til å utvikle vår felles helsetjeneste. Forvaltning og utvikling av innovasjonsmetodikk gjennom veiledning i organisasjonen er også en viktig del av dette arbeidet. Det vises videre til "Prosedyre for innovasjonsarbeid ved SSHF".  

• Arkiv og dokumentasjon inngår som en del av virksomhetsstyringsområdet for teknologi og innovasjon. Sørlandet sykehus skal sikre god dokumentasjonsforvaltning av administrativ dokumentasjon, og benytte til en hver tid valgte og godkjente arkivsystem (per i dag Public 360). Arkiv og dokumentasjon omfatter også forvaltning og helserelatert informasjon og dokumentasjon i pasientadministrativt system (DIPS). De overordnede føringene for arkiv og dokumentasjon er nærmere beskrevet i eget "policydokument for arkiv og dokumentasjonseksjonen SSHF".  

• Virksomhetsområde for teknologi og innovasjon har delansvar for og ved beredskap, ved utfall av spesielt IKT-systemer og -tjenester. Det vises her til "Beredskap - policydokument" for ytterligere informasjon. 

Planlegge

Eksisterende teknologier (medisinsk teknisk utstyr, IKT og digitale løsninger) ved SSHF skal til enhver tid støtte opp under sykehusets og klinikkenes behov. Den primære oppgaver er å sikre tilgjengelighet, sikker og stabil drift. Den operative oppfølgingen av IKT og digitale løsninger gjøres i stor grad av Sykehuspartner, definert i gjeldende tjenesteavtale (24/00872-4 - “Tjenesteavtalen endringer 2024 - Sørlandet sykehus HF - Tjenesteavtale HR 2024 mellom SSHF og Sykehuspartner SLA). 

Nye regionale utviklingsprosjekter prioriteres og vedtas av IKT-porteføljestyre i Helse Sør-Øst. Administrerende direktør er SSHFs representant. Innføring av regionale løsninger krever som regel etablering av et lokalt mottaksprosjekt ved SSHF. 

Nye lokale utviklingsprosjekt meldes inn og prioriteres gjennom sykehusets budsjettprosess (investering og/eller drift). Vedtatte prosjekter inngår for leveranse i kundeplan mellom Sykehuspartner og SSHF. 

Gjennomføre

Daglig drift og forvaltning av medisinsk teknisk utstyr, IKT- og digitale løsninger skjer i henhold til definert tjenesteavtale med Sykehuspartner. SSHF og Sykehuspartner har jevnlig oppfølging knyttet til driftsstatus, oppfølging av feilsituasjoner og brukeroppfølging.  
 

SSHF vedlikeholder MTU etter fastsatte tidsintervaller, iht. “Prosedyre for planlagt vedlikehold av MTU”: Medisinsk teknologisk seksjon bistår også i innkjøp av medisinsk teknisk utstyr.  

Det skal etableres porteføljestyring for prosjekter knyttet til ny teknologi og digitalisering. Den samlede porteføljen skal understøtte regional og lokal strategi, handlingsplaner, andre løpende føringer, økonomisk bæreevne og sikre at teknologi bidrar til utvikling av sykehuset. 

SSHF har innført overordnede roller: 

Systemeier: Overordnet ansvar knyttet til bruk, utnyttelse, økonomi, premisser, prioriteringer, strategier for angitte IKT-løsning og representasjon i regionale systemeierfora. Rollen ivaretas av nivå 2-ledere, og rapportering skjer til administrerende direktør. 

Systemansvarlig: Ivaretar daglig forvaltning av angitt IKT-system og digital løsning, i tett samarbeid med klinikkene når dette er relevant, og i nært samarbeid med SP og andre helseforetak i Helse Sør-Øst.  

Fagkontakt og superbruker: For sentrale IKT-systemer er det etablert roller som fagkontakt og superbruker, som f.eks. vist til i prosedyren «Forvaltning av MetaVision SSHF», 

IKT-journalen er SSHF sin oversikt over IKT-systemer som brukes ved foretaket. IKT-journalen inneholder en beskrivelse av hvert system og systemets innhold, med koblinger andre fagsystemer og andre moduler i Kvalitetsportalen. For hvert system er det definert en lokal systemeier og systemforvalter. Oversikt over IKT-journalen finnes under “Informasjonssystemer” i kvalitetsportalen. 

Samarbeid med Sykehuspartner HF 

Sykehuspartner HF eies av Helse Sør-Øst, og leverer tjenester innen IKT, kliniske og administrative systemer, prosjektleveranser, logistikk og HR til alle sykehusene i Helse Sør-Øst. Foretaket håndterer drift, forvaltning, videreutvikling og nyutvikling av helseregionens IKT- og e-helse-løsninger. For mer informasjon vises det til sykehuspartner.no og Sykehuspartners Utviklingsplan 2024 - 2028. 

Sykehuspartner har et definert operativt ansvar, jfr. 24/00872-4 - “Tjenesteavtalen endringer 2024 - Sørlandet sykehus HF - Tjenesteavtale HR 2024 mellom SSHF og Sykehuspartner SLA”. 

evaluere og korrigere

Risikostyring (risiko- og sårbarhetsanalyser) er verktøy for måling, evaluere og korrigere virksomhetsområdet. Dette skjer i tråd med anbefalinger fra HSØ. For ytterligere informasjon om risikostyring vises det til "Policydokument for risikostyring ved SSHF".  

Evaluering og korrigering skjer også gjennom gevinstarbeidet knyttet til innføring av ny teknologi og endrede eller nye arbeidsprosesser. For nærmere omtale av gevinstarbeid vises det til SSHFs side for prosjektstyring.  

Evaluering og korrigering i samarbeid med Sykehuspartner 

SSHF sørger for jevnlig oppfølging av vår tjenesteleverandør Sykehuspartner gjennom møter på ulike nivåer. Dette er en viktig del i evaluering og korrigering av virksomhetsområde. Eksempler på dette er gjennom tertialrapportering fra SP til HSØ (KPI), hvor SSHF omfattes, informasjon om tilgjengeligheten for Sykehuspartners leveranseevne, og oppfølging av statistikk for brukerhenvendelser til Sykehuspartner. 

Kryssreferanser

Eksterne referanser