Gi konkret veiledning og angi saksgang på grunnlag av reglementet Ansettelser og oppsigelser SSHF.
Bidra til god gjennomføring og riktig dokumentasjon av ansettelser. Det skal være mulig å etterprøve at det er foretatt en saklig vurdering av søkerne og at ansettelsesprosessen har vært forsvarlig.
Ansettelsesfullmakter
Ansettelser i sykehuset skjer administrativt, og det er derfor ikke et eget ansettelsesutvalg. Arbeidsgiver har avgjørelsesmyndighet ved ansettelser og det er ingen ankemuligheter.
Bemanningskontroll i SSHF gir noen begrensninger.
Jf. dokumentet Mal - Stillingsbeskrivelse avdelingssjef SSHF.
Timebetalt ekstrahjelp/tilkallingsvikar og ferievikar ansettes i henhold til retningslinjer og fullmakter som gjelder innen aktuell klinikk/avdeling. Timebetalte får rammeavtale for inntil 2 år.
Begrensninger
Lov- og regelverk gir føringer som gjør at avdelingene ikke alltid kan velge fritt ved ansettelse i ledig stilling. Selv om ansettelsesmyndigheten er delegert, påligger det alle som ansetter å bidra til at SSHF oppfyller sin forpliktelse overfor arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, overtallighet, omplassering etc. Se oversikt over rettigheter i dokumentet Rett til ledig stilling - rangering av ulike rettigheter SSHF.
3-årsreglen kan gi midlertidig ansatte rett til fast ansettelse. Se nærmere i dokumentet Midlertidig ansettelse og rett til stilling etter 3 år.
SSHF ansetter normalt ikke personer under 18 år. Unntak er lærlinger, hospitanter etc. som er inne i er organisert opplegg ved en institusjon SSHF har avtale med.
Ansettelse av lege i spesialisering (LIS 2-3)
Overenskomsten for leger har regler for utlysing og ansettelse. LIS skal ansettes i fast stilling med unntak av vikariater.
Ansettelse av lege i spesialisering (LIS1)
Stilling for lege i spesialisering del 1 lyses ut to ganger i året via Helsedirektoratets stillingsportal. Organisasjonsavdelingen koordinerer arbeidet i SSHF.
Rekruttering av innvandrere
SSHF har som mål å øke andelen innvandrere. Ved ansettelser er det viktig å hindre diskriminering på grunnlag av etnisk eller kulturell bakgrunn. Ved ordinære ansettelser hvor det er innvandrere blant søkerne, skal minst én kvalifisert søker med innvandrerbakgrunn innkalles til intervju.
Rekruttering av medarbeidere med nedsatt funksjonsevne eller hull i cv.
SSHF har som mål å øke andelen medarbeidere med nedsatt funksjonsevne og hull i cv. Dette som ledd i Inkluderingsdugnaden. Ved ordinære ansettelser hvor det er søkere med hull i cv blant søkerne, skal én kvalifisert søker med hull i cv innkalles til intervju.
Rekruttering fra utlandet
SSHF er partner i Relocation Agder, som tilbyr støtte til rekruttering fra utlandet, og hjelp til at utenlandske medarbeidere får en god oppstart i jobben og i Norge. Det vil si hjelp med alt fra visum og søknad om oppholds- og arbeidstillatelse, personnummer og skattekort, hjelp til å skaffe bolig, søke om skole- og barnehageplass, finne jobb til partner, bytte av førerkort, nettverksbygging, informasjon om fritidstilbud, norsk arbeidsliv, bank og forsikring, mv. Tilbudet er gratis for ledere i SSHF. Ta kontakt med Birthe Helland Olsen for støtte og nærmere informasjon.
Forhold som er spesielle ved rekruttering i utlandet er angitt i høyre kolonne på de følgende sidene.
Digital ansettelsesprosess
SSHF har digitalisert ansettelsene slik at ansettelsen gjennomføres i Webcruiter og skjema i Personalportalen. Les mer om prosessen i Digital ansettelsesprosess (ADI) - veiledning
Sjekkliste for ansettelser
Nedenfor følger en skjematisk oppstilling av de ulike hendelsene og oppgavene i rekrutterings- og ansettelsesprosessen.
Avdeling benyttes som en felles betegnelse på klinikk, avdeling og post/seksjon uten at det gir noen føring hvor i klinikken eller stabsenheten en oppgave skal utføres. Det avhenger av hvordan klinikken er organisert, og hvilke fullmakter som er delegert internt i den enkelte klinikk eller stabsenhet.
Det følger av delegasjon og øvrige fullmakter hvem som har myndighet til å fatte vedtak i ansettelsessaker.
Saksgang | Oppgave | Stikkord | Ansvar/hjemmel | Kommentar | Rekruttering utlandet |
Ledig stilling
| Vurdere om stillingen kan inndras eller ansettelse utsettes
| Vedta at det skal ansettes i ledig stilling og i vikariat.
| Avd.sjef Jf. prosedyren Bemanningskontroll i SSHF Avdeling Nærmeste leder til ledig stilling må delta. | Ledige vikariat på minst 6 mnd. hvor det planlegges ansettelse uten utlysning, kan være aktuelle for faste ansatte som trenger omplassering. Dersom du blir kontaktet av HR-seksjonen med forespørsel om ledig stilling, må vikariater også vurderes. |
|
|
|
Vurderes ut fra avdelingens bemannings- og kompetansebehov |
|
|
|
Spesielle vurderinger
|
|
| AML kap 4 §§ 15-7, 14-2 Retningslinjer attføring Direktøren kan overstyre avdelingen | Fast ansatte i deltid kan ha rett til økt stilling ut fra 3-årsregelen.
Søkere med omplasseringsrett eller fortrinn pga. overtallighet vurderes innplassert før utlysing. Er stillingen utlyst, vurderes omplasseringer før øvrige søknader vurderes. Jf.Rett til ledig stilling - rangering av ulike rettigheter SSHF.
|
|
Utlysing
|
|
| Ansettelse i ledig stilling forutsetter at stilling er i godkjent budsjett Avdelingen lager teksten til stillingsannonse i Webcruiter og sender til godkjenning. Tillitsvalgte følger med på og tar kontakt med avdelingen dersom de ønsker å delta på intervju. | Jf. prosedyren Bemanningskontroll i SSHF Ved engasjement skal klinikk-/stabsdirektør godkjenne.
Søknadsfrist minimum 2 uker Oversikt over ledige stillinger ligger i Personalportalen og på internett:
| Dersom en stilling har vært utlyst i Norge uten respons, eller ved store rekrutteringsproblem, kan stillingen utlyses i utlandet.
Avdelingen angir hvilke utenlandske media som ønskes.
Relocation region Agder ved Birthe Helland Olsen kan bistå f.eks. på rekrutteringsmesser el.l.
|
Søknads-behandling |
|
|
| Alle har rett til å se off. søkerliste. Om noen ikke ønsker navnet offentlig-gjort, må leder i samråd med personalrådgiver avgjøre saken. Utvidet søkerliste benyttes ikke, og søkere har ikke rett til opplysninger om andre søkere ut over det som framkommer i enkel søkerliste.
|
Bekreftelse for mottatt søknad sendes på engelsk.
Informer søker om at SSHF tilbyr relocation-tjenester ved å ta med lenke til Relocation Agder |
Utvelgelse |
|
| Avdeling
Likestilling og mangfold i SSHF - policydokument
| Bruk rekrutterings-verktøyet til å sortere (sette status) søknadene.
SSHF har som mål å rekruttere flere ansatte med innvandrerbakgrunn.
Tiltaket har som mål å hindre at innvandrere med ikke-vestlig bakgrunn som har problem med å skaffe jobb blir utestengt fra arbeidslivet.
Tiltaket har som mål å øke antall medarbeidere med nedsatt funksjonsevne og hull i CV og sikre like muligheter i ansettelsesprosesser. |
|
|
|
| Avdeling kaller inn og gjennomfører intervju
Avdeling | Forbered intervjuet godt. Bruk strukturert intervju med åpne spørsmål. Link til strukturert intervju. La søkere snakke mest.
Det anbefales at Tillitsvalgte deltar på intervju, men de må selv ta kontakt med den som har ansvar for ansettelsen. Informasjon om ledige stillinger hentes på intranett eller internett. Leder kan også invitere tillitsvalgt til å delta i intervju.
| Relocation Agder ved Birthe Helland Olsen eller Ledelse og organisasjonsutvikling kan veilede på særlige forhold som er aktuelt ved rekruttering fra utlandet:
Kompetansevurdering og opplæringsrutine ved ansettelse av overleger
Ansettelse av spesialsykepleiere med utdanning fra utlandet
|
|
|
|
AML § 13 - 1 har forbud mot ulike former for diskriminering |
|
|
Utvelgelse av leger i spesialisering
|
|
| Avdeling
Jf. bestemmelser i overenskomst
| Kontakt lokal koordinator, Marianne Fidje Mjåland, for å avtale tid og sted for tjeneste ved andre helseforetak |
|
Kontroll av kvali-fikasjoner |
|
| Avdeling
Avdeling
| Kontroller i helsepersonellregisteret: https://www.nhn.no/tjenester/helsepersonellregisteret
Benytt evt. språktester. | Skriftlig informasjon om formelle forhold som:
|
Ansettelse |
|
| Leder med ansettelses-myndighet godkjenner skjema i Personalportalen | For informasjon les i Digital ansettelsesprosess (ADI) - veiledning
Vedtak skrives i skjemaet i Personalportalen.
|
|
|
|
| Avdeling eventuelt klinikk | Lønn ut over min.lønn for stillingen dokumenteres i skjemaet i Personalportalen | Spesielle rekrutteringstiltak skal godkjennes skriftlig av klinikksjef på skjema for lønnsfastsettelse.
|
|
|
| Personaltjenesten | Velg status Bestilling av arbeidsavtale når skjema sendes til Personal | Tilbudsbrev med vedlegg på engelsk. Informasjon om at SSHF tilbyr relocation-tjenester ved å ta med lenke til Relocation Agder og kontaktinformasjon til Birthe Helland Olsen Norsk utgave av arbeidsavtale skal signeres
Avtalen forutsetter:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Personaltjenesten. etter avtale med avdelingen
I henhold til retningslinjer |
|
|
Smittevern |
|
| Avdeling | Dokumentet Prøvetaking - MRSA(Meticillinresistente gule stafylokokker). må sendes med til de som skal fylle ut egenerklæring Skjema sendes sammen med tilbud i ansettelsessak samt til ferievikarer | MRSA Samme rutine som for norske arbeidstakere. Prøver fra laboratorium utenfor Norge godtas ikke
|
Tiltredelse
|
|
| Nærmeste leder har ansvar | Skjema: Introduksjon av nyansatte - huskeliste for ledere (I.6.3..-5)
| Tilby støtte til å finne seg til rette på et nytt arbeidssted og i et nytt land. Relocation Agder og Birthe Helland Olsen kan hjelpe til med dette. |
|
|
| Avdeling | Nye medarbeidere får denne informasjonen i tilbudsbrevet ved ansettelse:
|
|
|
| For detaljert informasjon se: | Nærmeste leder | Retningslinje I.6.3..-4 Introduksjon og opplæring av nye medarbeidere SSHF | Kompetansevurdering og opplæringsrutine ved ansettelse av overleger
|
Prøvetid |
|
| Nærmeste leder |
Retningslinje I.6.3..-4 Introduksjon og opplæring av nye medarbeidere SSHF |
|
Kryssreferanser
Eksterne referanser
3.1.6 Gode rutiner - gode tilsettinger Veileder fra helsedirektoratet |