HENSIKT

I følge policydokumentet for beredskapsområdet skal foretaket evaluere og korrigere beredskapssystemet i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helsetjenesten

Dette dokumentet beskriver hvordan Sørlandet sykehus HF evaluerer og videreutvikler beredskapssystemet med bakgrunn i hendelser og beredskapsøvelser.

MÅLGRUPPE

  1. Ledere i SSHF
  2. Ansatte i beredskapsseksjonen
  3. Evaluatorer og fasilitatorer for beredskapsøvelser

avgrensing

Retningslinjen gjelder kun evaluering og oppfølging av beredskapshendelser og planlagte beredskapsøvelser. Uønskede hendelser som medfører registrering av hendelse i kvalitetsportalen skal følges opp i henhold til gjeldende praksis i helseforetaket. 

FREMGANGSMÅTE

Sørlandet sykehus benytter mal fra DSB for å gjennomføre evalueringer etter hendelser og øvelser. Denne operasjonaliseres i form av SWOT analyser som blir dokumentert og fulgt opp i foretakets kvalitetssystem.

 

  1. I etterkant av en hendelse skal leder av SKL sikre at innsatsen i egen klinikk blir evaluert. Tilsvarende gjøres i OKL.
  2. I planlagte beredskapsøvelser gjøres denne evalueringen av forhåndsdefinerte evaluatorer.

☐

Evalueringen gjøres med utgangspunkt i mal for erfaringslæring etter hendelser og øvelser, NATOS 7 baseline requirements og eventuelle øvingsmål.

☐

Evaluatorene skal sammen med de involverte aktørene tilegne seg kunnskap om interne styrker og svakheter samt trusler og muligheter som ligger utenfor egen organisasjon. Forslag til tiltak skal også dokumenteres.

☐

Funn og forslag til tiltak skrives ned og sendes til beredskap@sshf.no

 

 

 

  1. Beredskapsseksjoen opprettet SWOT-analyse i henhold til følgende veiledning:

☐

Åpne modul for risikoanalyse i kvalitetsportalen og opprett ny "SWOT"

☐

Legg inn navn på øvelse eller hendelse og dato

 

Start tittel med «Beredskapsøvelse» eller «Beredskapshendelse» og fyll inn slik du ser i eksemplene. Standardiserte titler forenkler arbeidet med å finne tilbake til dokumentene

 

 

☐

Legg inn dato hendelsen skjedde og  risikoområde «Beredskap»

 

☐

Under feltet «målsetting» skal følgende momenter dekkes:

  1. Dersom det er en beredskapsøvelse - legg inn øvingsmålene
  2. Dersom dette er en beredskapshendelse kan følgende setning benyttes: "Muliggjøre refleksjon for å fremme læring og identifisere behov for forbedring".

☐

Feltet «Beskrivelse» skal inneholde følgende informasjon:

 

  1. Beskriv hvordan evalueringen er gjennomført
  2. Beskriv i korte trekk hva som har skjedd, hvor det skjedde og konsekvensene av det som skjedde
  3. Hvilke tiltak ble iverksatt
  4. Hvilke aktører var involvert i hendelsen eller øvelsen

 

 

☐

Under feltene «Interne deltagere» og «Eksterne deltagere» skal evaluatorer legges inn

☐

Legg inn relevante vedlegg:

Eks: øvingsdirektiv, hendelsesrapporter, logger og andre dokumenter

☐

Under interne referanser kan den aktuelle SWOT-analysen linkes opp mot tidligere revisjoner, risikovurdering, handlingsplaner, informasjonssystemer, årskalendere, EK-dokumenter og andre linker

☐

Til høyre har vi satt opp våre forhåndsdefinerte risikoområder. Risikoområdene bygger på mal fra DSB (område 1 til 9) og policydokument for beredskap (område 10)

 

Dersom det er en øvelse som evalueres skal øvingsmål legges inn sammen med et punkt som omhandler øvingstekniske forhold.

 

Risikoområder som ikke er aktuelle for det som evalueres tas ikke med i analysen.

 

OBS: Det er ikke forventet at det er funn i alle risikoområdene. Disse tas da ut av analysen.

 

 

  1. Varsling og mobilisering (DSB veileder)
  2. Organisering og gjennomføring av krisehåndteringen (DSB veileder)
  3. Samarbeid (DSB veileder)
  4. Kommunikasjon (DSB veileder)
  5. Mediehåndtering (DSB veileder)
  6. Ivaretakelse av berørte og pårørende (DSB veileder)
  7. Helse, miljø og sikkerhet (DSB veileder)
  8. Kontinuitetsplanlegging (NATO requirement)
  9. Kraft-, vann- og varmeforsyning (NATO requirement)
  10. Medisinsk og administrativ forsyningssikkerhet (NATO requirement)
  11. Massetilstrømning (NATO requirement)
  12. Ukontroller forflytning av mennesker (NATO requirement)
  13. Kommunikasjon og IT-systemer (NATO requirement)
  14. Støttefunksjoner og transportsystemer (NATO requirement)
  15. Øvelsesteknisk og fremtidige simuleringer

☐

Beredskapsseksjonen bruker innsendte data (evalueringsnotat, spørreundersøkelser osv.) og sorterer funnene.

 

Interne forhold deles inn i styrker og svakheter.

 

Funn som omhandler eksterne forhold registreres enten som potensielle eksterne muligheter, eller potensielle eksterne trusler eller hindringer.

☐

På bakgrunn av SWOT-analysen utformer beredskapsseksjonen forslag til tiltak.

☐

Beredskapsseksjonen sender rapporten (SWOT-analysen) til høring hos evaluatorer og aktuelle ledere.

  1. Beredskapsseksjonen gjennomfører deretter møte med aktuelle ledere og andre interessenter. Hensikten er å beslutte hvilke tiltak som skal gjennomføres, fordele ansvar og sikre fremdrift. Den enkelte leder er ansvarlig for at avtalte tiltak følges opp og implementeres innenfor eget ansvarsområde.

 

Analysen fungerer også som dokumentasjon på hvilke tiltak som ikke implementeres. Argumentasjon dokumenteres i analysen.

  1. Ledelsen og beredskapsseksjonen er ansvarlig for at aktuelle beredskapsplaner revideres og at det iverksettes kompetansetiltak i henhold til Modell for kompetansebygging innen beredskap - SSHF det er aktuelt.
  1. Beredskapsseksjonen monitorer oppfølging av årets rapporter gjennom årlig GAP analyse for kontinuerlig forbedring innen beredskapsområdet.

 

Kryssreferanser

I.6.2.4-12

Uønskede hendelser - policydokument

I.6.5-1

Kapittel 05 - Beredskap - policydokument

I.6.5.4-5

Modell for kompetansebygging innen beredskap - SSHF

 

 

Eksterne referanser

  1. Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helsetjenesten. (2016). Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. (FOR-2016-10-28-1250). Lovdata. https://lovdata.no/dokument/LTI/forskrift/2016-10-28-1250

 

  1. Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap (2018). Vedlegg 4 – Erfaringslæring etter hendelser og øvelser I: Metodehefte: Evaluering av øvelser. https://www.dsb.no/globalassets/dokumenter/veiledere-handboker-og-informasjonsmateriell/veiledere/metodehefte_evaluering_ovelser_vedlegg4.pdf