HENSIKT
Prosedyren skal sikre at all håndtering av A- og B-preparater utføres i samsvar med forskriftene, slik at rett pasient får rett legemiddel, og at svinn minimaliseres.
MÅLGRUPPE
Prosedyren gjelder for alt personell som etter rutine Legemiddelhåndtering KPH - Individuell kompetansevurdering kan håndtere legemidler.
FREMGANGSMÅTE
A- og B-preparater lagt inn i medisinkabinettet
- A- og B- preparater oppbevares på sikkerhets nivå 1 eller 2 II.KPH.PSA.3-26 Apotekstyrt legemiddellager (ASL) i Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
Kontroll og regnskap
A- og B-preparater lagt som endose i medisinkabinettet (sikkerhetsnivå 1)
- Alle A- og B-preparater som er lagt som endose i medisinkabintettet er gjenstand for dobbeltkontroll. At A- og B-preparater er lagt som endose i medisinkabinettet vil si at man bare får tilgang til det antallet endoser man har registret.
- Medisinkabinettet fungerer som kontrollør ved at man får det man har registret at man vil ta ut fra medisinkabinettet.
- Den sykepleieren/vernepleieren som fysisk tar ut A- eller B- preparatet av medisinkabintettet fungerer som dobbeltkontrollør da man kontrollerer at A- eller B-preparatet man tok ut av medisinkabinettet er korrekt.
A- og B-preparater som ikke er lagt som endose i medisinkabinettet (sikkerhetsnivå 2)
- Det kan skje at et A- eller B-preparat ikke leveres som endose eller ikke kan oppbevares som endose.
Disse A- og B-preparatene legges fortsatt inn i medisinkabinettet, men sykepleier/vernepleier vil få tilgang til hele beholdningen ved uttak.
- Ved uttak av A- og B-preparater hvor sykepleier/vernepleier får tilgang til hele beholdningen, kontrolltelles beholdningen manuelt ved uttak. Medisinkabinettet vil be om en beholdningsbekreftelse hver gang et A- eller B-preparat på sikkerhetsnivå 2 tas ut.
- Eventuelle feil i beholdningen registreres manuelt i medisinkabinettet ved uttak.
Medisinkabinettet har kontinuerlig regnskapsdokumentasjon av alle A- og B-preparater som er lagt inn på sikkerhetsnivå 1 og 2 i medisinkabinettet
Mottak
II.KPH.PSA.3-26 Apotekstyrt legemiddellager (ASL) i Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
Retur
- Et A- og B-preparat returneres når preparatet er tatt ut av medisinkabinettet, men likevel ikke blir gitt til pasient.
- Bare A- og B-preparater som fremdeles er i emballasje og ikke kontaminert skal returneres.
- Retur gjøres via medisinkabinettes returfunkjson, som vil gi tilgang til å legge A- eller B- preparatet som skal returneres i medisinkabinettets returboks.
- Medisinkabinettet registrerer hvem som returnerer, tidspunkt, mengde og årsak.
- Bare sykehusapoteket og brukere av medisinkabinettet med gitt tilgang til returboksfunksjonen kan åpne returboks.
- Sykehusapoteket tømmer returboks i medisinkabinettet ukentlig.
Avfall/Kassasjon
- A- og B-preparater som ikke er i emballasje og kontaminert, regnes som avfall og skal kasseres.
- Ved avfall velges avfallsfunksjon i medisinkabinettet, og avfallet blir registrert.
- Avfallet skal også registreres i perm med skjema for registrering av A- og B- preparater som ligger i hylle på medisinrom. Avfallet registreres og kontrolleres av to personell, som kan håndtere legemidler.
- Alt avfall av A- og B-preparater skal legges i sharpsafe bokser for risikoavfall som er utplassert på medisinrommene. Eller annen boks beregnet for legemiddelavfall som er tydelig merket for dette formålet.
Ukentlig kontroll
Apoteket ufører ukentlig kontroll av A- og B-preparater som er registrert som retur og lagt i returboks i medisinkabinettet.
Månedlig kontroll
- Assisterende enhetsleder utfører/organiserer månedlig kontroll av enhetens forbruk av A- og B- preparater. Kontroll gjøres ut fra medisinkabinettets rapporter på uttak av A- og B-preparater. Det tas ut rapport Narkotikarapport (lang/detaljert).
- Ut i fra rapport sjekkes kolonnen Plukking: Kontroller om antallet avviker betydelig fra tidligere sammenlignbare perioder. I så fall bør transaksjoner for denne varen undersøkes nærmere i historikken, for å se om det finnes mistenkelige transaksjoner.
- Ut i fra rapport sjekkes kolonnen Avfall: Kontroller at det foreligger en dobbeltsignatur for alle avfallsregistreringer av narkotika. Se skjema i egen perm.
- Ut i rapport sjekkes kolonnen Avvik: Dersom denne kolonnen inneholder noe annet enn 0, indikerer dette et teknisk avvik. Meld fra om dette til TouchPoint Medical ved å sende mail til nordic.support@touchpointmed.com der det angis periode (måned) og produkt (er) som har avvik.
- Rapport signeres og oversendes sykehusapoteket for oppbevaring i 5 år.
Oppfølging
- Dersom det oppdages uregelmessigheter i regnskapet så vil dette bli sjekket opp mot elektroniske medisinkurver.
- Uregelmessigheter som ikke lar seg forklare eller oppklare meldes som uønsket hendelse snarest mulig.
- Enhetsleder varsles og har ansvar for å følge opp saken videre.
Kontroll og regnskap av A- og B-preparater som midlertidig lagres i narkoskuff i medisinkabinettet
Unntaksvis vil A- og B- preparater bli midlertidig oppbevart i narkotikaskuff i medisinkabinettet, og ikke bli oppbevart på sikkerhetsnivå 1 eller 2 i medisinkabinettet II.KPH.PSA.3-26 Apotekstyrt legemiddellager (ASL) i Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
For A- og B- preparater som midlertidig oppbevares i narkotikaskuff må det føres manuelt regnskap og følgende rutiner gjelder:
- Alt forbruk av A- og B-preparater skal dokumenteres, og føres i skjema for kontroll og regnskap av A- eller B-preparater. Det brukes et skjema for hvert legemiddel, form og styrke. Disse skjemaene oppbevares alfabetisk i ringperm i narkotikaskuff.
- Det brukes en ny linje på A- eller B-preparatskjemaet for hvert mottak, uttak eller kontroll.
- Ved feilføring settes en rett strek over linja, og det tas i bruk en ny linje.
- All føring på skjemaene skal skje samtidig med at legemidlet mottas, utdeles, returneres eller kasseres.
- Når et skjema er utskrevet overføres beholdningen til et nytt skjema. Utskrevne skjemaer oppbevares i ringpermen.
Uttak av A- og B-preparater fra midlertidig narkotikaskuff
Uttak til pasient
Dato, pasientens navn og mengde som utleveres fylles ut og signeres. Ved A- preparater må to signere. Restbeholdningen kontrolltelles, og det dokumenteres at summen i kolonnen for beholdning stemmer med faktisk lagerbeholdning.
Uttak til annen enhet (utlån)
Dato, enhetens navn og mengde som utleveres fylles ut. Utlåner og låner signerer. For utlån av A-preparater må skjema Rekvisisjonsskjema ved lån av narkotika (A-preparater) mellom enheter i SSHF legges ved skjema for kontroll og regnskap på det aktuelle A-preparatet.
Mottak til lageret
Dato, leverandør (apoteket, annen post) og mengde av A- og B-preparatet som er mottatt (antall tabletter, kapsler, volum flytende legemiddel) fylles ut og signeres for med dobbeltkontroll.
Daglig kontrolltelling
- Det kontrolleres og dokumenteres minst en gang pr. døgn med dobbeltkontroll at beholdningen stemmer med regnskapet.
- Det kontrolltelles uavhengig av om det har vært bevegelse i regnskapet eller ikke.
Retur
- Ved retur føres dato og mengde legemiddel ut og forklaring. Det dokumenteres med dobbeltkontroll.
- Ved retur til apoteket benyttes funksjonen «retur av legemidler til sykehusapoteket» i TønSys. I tillegg benyttes et eget ark, der det skrives opp legemiddel, styrke og mengde. To personer signerer på arket. Dette arket følger legemidlet til apoteket. Enheten får dokumentasjon tilbake fra apoteket på mengde innlevert legemiddel.
Avfall /kassasjon
Ved kassasjon føres dato og mengde legemiddel ut og forklaring, og det dokumenteres med dobbeltkontroll i regnskapet. Utenom dette følges punkt: Avfall/Kassasjon
Månedlig kontroll
- Det utføres månedlig kontroll av enhetens beholdning og forbruk av A- og B-preparater lagret i midlertidig narkotikaskuff.
- Månedskontrollskjema fylles ut og oversendes sykehusapoteket sammen med narkotikaskjema for hvert enkelt preparat. Dette oppbevares ved sykehusapoteket i 5 år.
Oppfølging
- Dersom det ved kontrolltelling avdekkes avvik så skal dette sjekkes opp mot elektroniske medisinkurver.
- Dersom man ikke finner feilen meldes feilen som uønsket hendelse snarest mulig.
- Enhetsleder varsles og har ansvar for å følge opp saken videre.
Kryssreferanser
II.KPH.PSA.3-12 Oppbevaring av legemidler i Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
II.KPH.PSA.3-13 Legemiddelhåndtering Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
II.KPH.PSA.3-26 Apotekstyrt legemiddellager (ASL) i Nybygg psykisk helse Kristiansand (NPK)
Referanser
Kryssreferanser
Eksterne referanser